Makalah Administrasi

Bertemu kembali dengan kami makalah manajemen.com. kali ini saya akan berbagi tentang makalah Administrasi. makalah ini berisi tentang pengertian manajemen prinsip-prinsip manajemen, fungsi manajemen dan hal-hal yang lainnya yang berkaitan dengan manajemen secara umum.

Pembahasan

1.      Pengertian Manajemen

Manajemen dibutuhkan oleh semua orang, alasannya yaitu tanpa administrasi yang baik, segala perjuangan yang dilakukan organisasiakan kurang berhasil. Istilah administrasi berasal dari bahasa Italia meneggiari yang berarti mengendalikan hewan,khususnya kuda. Dalam perkembangannya istilah itu kemudian digunakan untuk mengendalikan organisasi.

Apakah organisasi itu? Organisasi sanggup diartikan sebagai suatu kumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuanyang telah ditetapkan. Di dalam organisasi dirasakan perlunyabekerja sama atau sumbangan orang lain. Keberhasilan suatuorganisasi antara lain ditentukan oleh kemampuan manajeruntuk mengatur kolaborasi tersebut. Kegiatan memimpin,mengatur, mengelola, mengendalikan, membuatkan kegiatan organisasi merupakan kegiatan manajemen.

Berikut ini dikemukakan banyak sekali batasan manajemen.

 George R. Terry dalam bukunya The Principles of Management mengatakan bahwa administrasi adalahpencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya,dengan memakai kegiatan orang lain.

Henry Fayol dalam bukunya General Industrial Management mengatakan bahwa administrasi yaitu proses tertentu yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian dalam rangka mencapai tujuan.

John D. Millet dalam bukunya Management in the Public Service mengemukakan bahwa administrasi yaitu proses dalam memperlihatkan kode pekerjaan kepada orang-orang dalam suatu organisasi guna mencapai tujuan.

Harold Koontz dan Cyril O’Donnell dalam bukunya ThePrinciples of Management mengatakan bahwa administrasi yaitu cara untuk mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

Manullang menyampaikan bahwa administrasi yaitu senidan ilmu pencatatan, pengorganisasian, penyusunan,pengarahan, pengawasan terhadap sumber daya insan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari banyak sekali batasan/definisi di atas sanggup disimpulkan bahwa administrasi yaitu ilmu dan seni perencanaan,pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadapusaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam pengertian administrasi tersebut terdapat unsur tujuan, kegiatan,dan manusia. Ketiga hal ini seringdisebut unsur-unsur manajemen.Ketiga unsur tersebut merupakan unsur pokok organisasi.Unsur-unsur tadi diupayakan biar sinkron dan serasi sehingga tujuan organisasi tercapai secara optimal, kegiatan organisasinya efektif, dan penggunaan manusianya efisien.

Manajemen mempunyai manfaat dalam pengembangan banyak sekali organisasi/instansi, baik swasta maupun pemerintah.

Menurut T. Hani Handoko ada tiga alasan utama mengapa administrasi dibutuhkan.

a.         Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik oleh pribadi maupunperusahaan.

b.        Manajemen membantu keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

c.         Adanya administrasi akan berkhasiat untuk mencapai efisiensi dan efektivitas serta menjaga keseimbangan dari banyak sekali tujuan.

Manajemen sebagai Ilmu dan Seni

Menurut T. Hani Handoko dalam bukunya yang berjudul Manajemen yang mengutip pernyataan Luther Gullick,mendefinisikan administrasi sebagai suatu ilmu pengetahuanyang secara sistematis untuk memahami mengapa danbagaimana insan bekerja sama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan. Dalam setiap ilmu administrasi terdapat metode ilmiah yang sanggup digunakan untuk menuntaskan duduk kasus dalam manajemen.Metode ilmiah tersebut pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut.

a.       Mengetahui adanya masalah.

b.      Mengidentifikasi dan merumuskan masalah.

c.       Mengumpulkan data.

d.      Mengolah data guna menyusun alternatif penyelesaian.

e.       Mengambil keputusan dengan menentukan salah satualternatif penyelesaian.

f.       Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.

Manajemen juga sanggup dikatakan sebagai seni, dimana administrasi berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata,mendatangkan hasil atau manfaat.Seni administrasi meliputi kemampuan memandang bagian-bagian yang harus ada dalam organisasi sebagai suatu totalitas sistem dan menjadi suatu kesatuan citra perihal visi.Seni administrasi mencakuppula kemampuan memberikan visi tersebut kepada komponen manajemen.Dalam merencanakan, mengorganisir,menggerakkan, dan mengendalikan seluruh aspek administrasi dilakukan dengan seni, dan tidak kaku.

2. Tingkat-Tingkat Manajemen

Tingkatan administrasi dalam organisasi biasanya mempunyai sedikitnya tiga jenjang manajemen, yaitu administrasi puncak, administrasi menengah, dan manajemenlini pertama.

a.        Manajemen Puncak (Top Level Management)

Manajemen puncak yaitu tingkatan administrasi tertinggi dalam sebuah organisasi, yang bertanggung jawabterhadap keseluruhan acara organisasi. Sebutan orang yang memegang posisi dalam administrasi puncak adalah: direktur,presiden direktur, dewan direksi, dan sebagainya.

b.        Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menengah bertugas membuatkan rencana-rencana sesuai dengan tujuan dan tingkatan yanglebih tinggi dan melaporkannya kepada top manajer. Sebutan orang yang memegang posisi dalam administrasi menengahadalah: kepala departemen, kepala pengawas, dan sebagainya.

c.         Manajemen Lini Pertama (First Level/First LineManagement)

Manajemen lini pertama merupakan tingkatan yang paling bawah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional.Manajemen lini pertamaini dikenal dengan istilah operasional (supervisor, kepala seksi,dan mandor).

3. Prinsip dan Fungsi Manajemen

1. Prinsip Manajemen

Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen,yaitu sebagai berikut.

1)      Pembagian Kerja (Division of Work)

Pembagian kerja (spesialisasi) ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kerja seseorang dalam suatu organisasi/instansi/perusahaan. Pembagian kerja harus diubahsuaikan dengan kemampuan dan keahliannya, dan didasarkan pada prinsip the right man in the right place, bukan atas dasar like and dislike.

2)      Wewenang dan Tanggung Jawab (Authority andResponsibility)

Wewenang meliputi hak untuk memberi perintah dan dipatuhi, biasanya dari atasan ke bawahan.Wewenang ini harus diikuti dengan pertanggungjawaban kepada pihak yang memperlihatkan perintah.

3)      Disiplin (Discipline)

Disiplin meliputi rasa hormat dan taat pada peranandan tujuan organisasi.

4)      Kesatuan Perintah (Unity of Command)

Setiap karyawan hanya mendapatkan instruksi perihal kegiatan tertentu hanya dari satu atasan.

5)      Kesatuan Arah (Unity of Direction)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya,karyawan harus diarahkan oleh seorang manajer dengan penggunaan satu rencana.

6)      Meletakkan Kepentingan Organisasi daripada Kepentingan Sendiri (Subordinatie of IndividualInterest to General Interest)

7)      Balas Jasa/Pemberian Upah (Remuneration)

Kompensasi untuk pekerjaan yang dilakukan haruslah adil, baik bagi karyawan maupun pemilik.

8)      Sentralisasi/Pemusatan (Centralization)

Dalam pengambilan keputusan, harus ada keseimbanganyang tepat antara sentralisasi dan desentralisasi.

9)      Hierarki/Hierarchi

Garis perintah dan wewenang harus jelas. Sehingga setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggungjawab dan dari siapa ia mendapatkan perintah.

10)  Keteraturan (Order)

Bahan-bahan dan orang-orang harus ada pada daerah danwaktu yang tepat.

11)  Keadilan dan Kejujuran (Equity)

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam hal ini,harus ada perlakuan yang sama dalam sebuah organisasi.

12)  Stabilitas Kondisi Karyawan (Stability of Tennur)

Kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya biar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak baik bagi suatu organisasi maupun perusahaan.

13)  Inisiatif (Initiative)

Bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan menuntaskan rencananya meskipun beberapa kesalahan mungkin terjadi.

14)  Semangat Korps (Esprit de Corps)

Setiap karyawan harus mempunyai semangat kesatuan (espritde corps) yakni rasa senasib dan sepenanggungan, karyawan mempunyai kebanggaan, kesetiaan, dan rasa mempunyai terhadap perusahaan.

2.      Fungsi Manajemen

Fungsi administrasi merupakan elemen-elemen dasar yang selalu menempel dalam proses administrasi dan dijadikanacuan manajer dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi administrasi yang paling fundamental yaitu perencanaan(planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan(actuating), dan pengawasan (controlling).

Di bawah inidijelaskan fungsi administrasi sebagai berikut :

a. Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan serangkaian proses pemilihan/penetapan tujuan organisasi dan penentuan banyak sekali strategiyang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. T. Hani Handokomengemukakan 4 tahap yang harus dilalui dalam proses perencanaan yaitu:

1) Menetapkan Serangkaian Tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan tentangkeinginan kebutuhan organisasi/kelompok kerja.

2) Merumuskan Keadaan Saat Ini

Dengan menganalisis keadaan kini secara baik, makadapat diperkirakan keadaan di masa yang akan datang.

3) Mengidentifikasi Kemudahan dan Hambatan

Dalam mengidentifikasi akomodasi dan kendala dapatdipakai metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, andTreats).Kemudahan, hambatan, kekuatan, dan kelemahan dariorganisasi perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.

4) Mengembangkan Rencana untuk Pencapaian Tujuan

Tahap terakhir dari proses perencanaan diperlukanberbagai evaluasi alternatif dan pengambilan keputusan untuk menentukan pilihan terbaik di antara banyak sekali alternative yang ada. Bagi sebuah organisasi, perencanaan sangat diperlukan,karena tanpa perencanaan yang baik, kegiatan organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Perencanaan yang baik akanmemberikan manfaat, antara lain sebagai berikut.

1) sanggup dijadikan fatwa dalam pelaksanaan kegiatan

2) sanggup menjamin tercapainya tujuan organisasi

3) sanggup mengurangi resiko yang mungkin terjadi di masayang akan datang, dan

4) gampang dalam melaksanakan pengawasan.

b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan rangkaian acara pembagian kiprah yang akan dikerjakan, serta pengembangan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, biar pekerjaan sanggup diselesaikan dengan baik.

Fungsi pengorganisasian meliputi:

1) perumusan tujuan secara jelas,

2) pembagian kiprah pekerjaan,

3) mendelegasikan wewenang, dan

4) mengandung prosedur koordinasi.

Ada beberapa bentuk organisasi yaitu sebagai berikut :

1) Organisasi Garis

Pada bentuk ini, wewenang pimpinan eksklusif ditujukan kepada bawahan.Bawahan bertanggung jawab eksklusif pada atasan. Contohnya yaitu garis komando yang dilaksanakan oleh kesatuan militer.

Ada beberapa kebaikan organisasi garis yaitu:

a) proses pengambilan keputusan cepat,

b) kesatuan komando terjamin, alasannya yaitu berada pada satutangan,

c) pembagian kerja terang dan gampang dilaksanakan, dan

d) jumlah karyawan sedikit serta rasa solidaritasnya tinggi.

Sedangkan kelemahan dari organisasi garis yaitu sebagaiberikut.

a)      kecenderungan pimpinan bertindak otoriter,

b)      maju mundurnya organisasi berada di tangan satu orang,

c)      kesempatan kerja untuk berkembang terbatas, dan

d)     sistem kerja bersifat individual.

2) Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk ini, pimpinan dibantu oleh staf dalam pelaksanaan tugas.Kewenangan tetap berada pada pimpinan,dan pimpinan menerima saran dari para staf ahli. Bentuk organisasi ini banyak ditemukan di banyak sekali instansi/perusahaan.

Kebaikan dari organisasi garis dan staf yaitu sebagaiberikut.

a)      cocok diterapkan dalam organisasi yang bersifatkompleks;

b)      dengan berpedoman pada prinsip the right man in the rightplace, maka memungkinkan adanya spesialisasi;

c)      keputusan yang diambil lebih rasional alasannya yaitu dipikirkanlebih dari satu orang;

d)     adanya pembagian kiprah secara lebih tegas antara pimpinan, staf, dan bawahan; dan

e)      koordinasi sanggup berjalan dengan baik alasannya yaitu tiap-tiap bidang telah mempunyai kiprah yang sesuai.

Sedangkan kelemahan dari struktur organisasi garis dan staf yaitu sebagai berikut.

a)      dimungkinkan terjadinya perintah lebih dari satu orang,sehingga pelaksanaan kiprah sering menjadi bingung;

b)      karyawan cenderung tidak saling mengenal;

c)      solidaritas karyawan kurang; dan

d)     jumlah tenaga kerja yang diharapkan cukup banyak.

3) Organisasi Fungsional

Pada bentuk ini satuan-satuan organisasi disusun dalambentuk lurus, menurut sifat dan macam fungsi yang harusdilaksanakan.Wewenang fungsional merupakan wewenangstaf yang sanggup memberi perintah kepada bawahan yangsesuai dengan fungsinya.

Adapun kebaikan dan kelemahan dari struktur organisasi fungsional yaitu sebagai berikut.

Kebaikan struktur organisasi fungsional antara lain:

a  )      adanya pembagian kiprah yang jelas, maka kesimpangsiuranperintah dari atasan sanggup dihindari,

b  )      adanya spesialisasi pekerjaan, sehingga produktivitassemakin tinggi,

c  )      koordinasi sanggup dilakukan dengan mudah, dan

d  )     penggunaan tenaga jago dalam banyak sekali bidang sesuaidengan fungsinya.

Kelemahannya organisasi fungsional antara lain:

a  )       tanpa mengadakan latihan terlebih dahulu, mutasi kerjasulit dilakukan,

b  )      koordinasi secara menyeluruh sulit dilakukan,

c  )      karena bidang kiprah yang berlainan, maka sanggup terjadipengkotak-kotakan karyawan, dan

d  )     kesimpangsiuran kiprah masih mungkin terjadi karenaperintah bisa tiba lebih dari satu orang.

c. Penyusunan Personalia (Staffing)

Penyusunan personalia merupakan acara kepegawaianyang ditujukan untuk memperoleh tenaga kerja yang cakapdan dalam jumlah yang tepat.Fungsi staffing berkenaandengan penarikan, pelatihan, dan pengembangan sertapenempatan, dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerjanya.

d. Pengarahan (Leading/Directing)

Pengarahan merupakan acara dalam administrasi yang bekerjasama dengan pemberian bimbingan, saran-saran,motivasi, penugasan, perintah-perintah, atau instruksi kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

e. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian merupakan serangkaian pengawasan agarpekerjaan berjalan sesuai dengan planning yang telahditetapkan.

Ada beberapa langkah dalam proses pengendalian yaitu:

1)   menetapkan standar dan metode untuk mengukurprestasi;

2)   mengukur prestasi kerja;

3)   membandingkan apakah prestasi kerja sudah sesuaidengan standar yang telah ditentukan; dan

4)   pengambilan tindakan koreksi atau perbaikan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Demikian yang sanggup kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman sudi memperlihatkan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan dan penulisan makalah di kesempatan – kesempatan berikutnya.

Semoga makalah ini berkhasiat bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada umumnya

DAFTAR PUSTAKA

Terry George, R. The Principles of Management.
Ruseffendi.(1992). Pendidikan Matematika 3. Jakarta: Depdikbud
Sinaga, M. et al. (2006). Terampil Berhitung Matematika untuk SD Kelas IV. Jakarta: Erlangga

Bagikan Artikel ini