Dasar-Dasar Administrasi Tentang Manajer Sebagai Pembuat Keputusan
3 Oktober 2018
Kali ini makalahmanajemen.com akan berbagi sebuah makalah yang membahas tentang dasar-dasar administrasi dimana yang akan dibahas ini adalah masalah manajer sebagai pembuat keputusan. Adapun hal yang dibahas dalam makalah ini adalah pengertian Manajer, pengertian Pengambil / Pembuat Keputusan, macam-macam keputusan, Basis Pengambilan Keputusan, Teknik-Teknik dalam Pengambilan Keputusan, Model-model Pengambilan Keputusan dan Proses Pengambilan Keputusan.
BABI
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajer kerap dianggap sebagai pengambil keputusan. Meskipun keputusan yang dibentuk kebanyakan bersifat strategis akan tetapi para manajer juga membuat keputusan mengenai banyak sekali aspek lain dalam organisasi, termasuk didalamnya struktur, system pengendalian, respon terhadap lingkungan, dan sumberdaya manusia. Para manajer mengawasi duduk kasus yang muncul, membuat keputusan dalam memecahkannya, dan mengawasi konsekuensi yang terjadi untuk melihat apakah diharapkan keputusan tambahan. Pembuat keputusan yang baik merupakan pecahan vital dari administrasi yang baik, lantaran keputusan-keputusan menentukan bagaimana cara suatu organisasi menuntaskan masalah, mengalokasikan sumberdaya, dan meraih sasaran.
Mengambil keputusan bukanlah hal yang mudah. Hal itu harus dilakukan di tengah banyak sekali factor-faktor yang terus menerus berubah, ketidakjelasan informasi, dan aneka pandangan yang saling bertentangan.
Makalah ini mengungkap proses keputusan yang mendasari perencanaan strategis. Rencana dan taktik mengambil kawasan melalui pembuatan keputusan; semakin baik pengambilan keputusan, semakin baik perencanaan strategis.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Manajer?
2. Apa yang dimaksud dengan Pengambil / Pembuat Keputusan?
3. Sebutkan Macam-Macam Keputusan?
4. Bagaimana Basis Pengambilan Keputusan ?
5. Bagaimana Tehnik-Tehnik Pengambilan Keputusan ?
6. Sebutkan Beberapa Model Pengambilan Keputusan?
7. Bagaimana Proses Pengambilan Keputusan?
C. Pembahasan
1. Manajer
a. Pengertian Manajer
Manajer yakni seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai target organisasi.
Menurut beberapa hebat pengertian manajer adalah:
1. Sabardi (1992) Manajer yakni orang yang berkewajiban mengatur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan derma orang lain.
2. Griffin (2004) Manajer adalah seseorang yang tanggung jawab utamanya yakni melaksanakan proses administrasi dalam suatu organisasi.
3. Robert Tanembaum (2012) Manajer yakni seseorang yang mengarahkan orang lain dan bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Manajer adalah mereka yang memakai wewenang formal untuk mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol para bawahan yang bertanggungjawab, supaya semua pecahan pekerjaan dikoordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
b. Tingkatan Manajer
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di pecahan bawah daripada di puncak).
1. Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah administrasi operasional, merupakan administrasi tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
2. Manajemen tingkat menengah (middle management) meliputi semua administrasi yang berada di antara manajer lini pertama dan administrasi puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
Jika kita bedakan kembali manajer berdasarkan untuk mana mereka bertanggung jawab, berdasarkan T. Hani Handoko (1997:17), yaitu manajer umum dan manajer fungsional.
1. Manajer umum mempunyai kiprah mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi operasi yang meliputi semua atau beberapa kegiatan-kegiatan fungsional satuan kerja (T. Hani Handoko (1997:20)).
2. Manajer fungsional mempunyai tanggungjawab hanya atas satu kegiatan organisasi, menyerupai produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian (personalia) atau akuntansi. (T. Hani Handoko (1997:29)).
Sedangkan Manajer berdasarkan bidang, antara lain:
1. Manajer Pemasaran , yakni orang yang bertugas merancang suatu sistem kegiatan bisnis untuk menentukan harga, promosi dan pendistribusian barang- barang yang sanggup memuaskan harapan dan mencapai pasar target serta tujuan perusahaan.
2. Manajer Administrasi yakni orang yang bertugas pengkoordinasi dan membantu operasional organisasi serta mengelola suatu proyek/acara organisasi guna menjamin audit dan dokumentasi pekerjaan tersimpan dengan baik sesuai prosedur. Ia harus sanggup bekerja mandiri, termotivasi, proaktif dan sanggup menjaga komunikasi dengan organisasi.
3. Manajer Keuangan merupakan seseorang yang mempunyai hak dalam mengambil suatu keputusan yang sangat penting dalam suatu bidang investasi dan pembelanjaan perusahaan. Manajer keuangan juga bertanggung jawab dalam bidang keuangan pada suatu perusahaan.
4. Manajer Operasional yakni orang yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi.
5. Manajer Sumber Daya Manusia yakni orang yang bertugas untuk mendesain sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, penilaian kinerja, kompensasi karyawan dan korelasi ketenagakerjaan yang baik.
2. Pengambil / Pembuat Keputusan
a. Pengertian Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan sangat penting dalam administrasi dan merupakan kiprah utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambil keputusan (decision maker) yang hasilnya keputusan (decision). Keputusan-keputusan ini akan menjadikan aktivitas-aktivitas, sehingga proses administrasi sanggup terlaksana. Keputusan akan menjadikan acara dan atau mengakhiri aktivitas.
Kenapa pengambilan keputusan merupakan hal yang sangat penting dalam manajemen?
1. Keputusan merupakan permulaan dari semua kegiatan insan yang sadar dan terarah, baik secara individual, kelompok maupun secara institusional. Jadi, barang siapa yang menghendaki adanya kegiatan (aktivitas) tertentu, ia harus bisa dan berani mengambil keputusan yang bekerjasama dengan hal itu setepat-tepatnya.
2. Keputusan ditujukan untuk masa yang akan datang, imbas (hasil)-nya akan berlangsung atau mempunyai kegunaan pada hari-hari yang akan dating, sementara hari yang akan dating itu tidak menetu serta penuh dengan beraneka macam risiko.
3. Keputusan akan membuat duduk kasus (aktivitas), tetapi keputusan juga akan menuntaskan masalah.
Berikut yakni definisi-definisi pengambilan keputusan berdasarkan para ahli.
1. G.R. Terry : Pengambilan keputusan sanggup didefinisikan sebagai “pemilihan alternative kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”.
2. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel : Pengambilan keputusan yakni pemilihan di antara alternative-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak yakni inti dari perencanaan. Suatu planning sanggup dikatakan tidak ada, kalau tidak ada keputusan suatu sumber yang sanggup dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.
3. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan : Pengambilan keputusan yakni suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melaksanakan aaktivitas-aktivitas pada masa yang akan datang.
4. Chester I. Barnard : Keputusan yakni sikap organisasi, berintisari sikap perorangan dan dalam citra proses keputusan ini secara relative sanggup dikatakan bahwa pengertian tingkah laris organisasi lebih penting dari pada kepentingan perorangan.
Dari definisi-definisi di atas, sanggup ditarik kesimpulan bahwa “pengambilan keputusan yakni proses bagaimana memutuskan suatu keputusan yang terbaik, logis rasional, dan ideal berdasarkan fakta, data, dan gosip dari sejumlah alternative untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dengan risiko terkecil, efektif, dan efisien untuk dilaksanakan pada masa yang akan datang”.
b. Jenis Keputusan
Manajer harus membuat banyak sekali jenis keputusan yang berbeda. Secara ringkas, keputusan oleh administrasi sanggup diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu :
1. Keputusan Tidak Terstruktur (non programmed decision) Keputusan tidak terstruktur sifatnya dalah tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh administrasi tingkat atas (top manajer).
2. Keputusan Setengah Terstruktur (semi programmed decision) Keputusan setengah terstruktur yakni keputusan yang sanggup diprogram. Keputusan tersebut masih membutuhkan pertimbangan - pertimbangan dari si pengambil keputusan. Keputusan menyerupai ini sering bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan secara analisis yang inti.
3. Keputusan Terstruktur (programmed decision)
Keputusan-keputusan yang sanggup deprogram yakni keputusan yang dibentuk berdasarkan kebiasaan, aturan, atau prosedur. Keputusan-keputusan ini rutin dan berulang-ulang. Setiap organisasi mempunyai kebijakan-kebijakan tertulis atau tidak tertulis yang memudahkan pembuatan keputusan dalam situasi yang berulang dengan membatasi dan menghilangkan alternative-alternatif.
c. Kondisi Pengambilan Keputusan
Seperti terdapat jenis keputusan yang berbeda-beda, terdapat pula kondisi yang berbeda dimana keputusan harus dibuat. Situasi yang muncul bagi pengambilan keputusan yakni kepastian, risiko, ketidakpastian dan ambigiutas
1. Kepastian (certainty) berarti seluruh gosip yang dibutuhkan pengambil keputusan tersedia secara lengkap.
2. Risiko (risk) yaitu keputusan yang mempunyai target yang terang dan didasarkan pada gosip yang baik, tetapi konsekuensi-konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan tidak pasti.
3. Ketidakpastian (uncertainty) yaitu para manajer mengetahui target yang ingin dicapai, tetapi gosip mengenai banyak sekali alternative dan kejadian-kejadian di masa depan tidak lengkap.
4. Ambiguitas yaitu target yang harus diraih atau duduk kasus yang harus dipecahkan tidak jelas, alternative sulit ditemukan, dan gosip mengenai hasil yang ingin di capai tidak tersedia.
3. Macam-Macam Keputusan
a. Keputusan Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperthatikan., mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, lantaran resikonya tinggi.
b. Keputusan Induced
Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil; cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.
Pengambilan keputusan yakni manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya sanggup berpartisipasi memperlihatkan saran-saran, pendapat-pendapat, dan gosip saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
a. Kebaikannya:
1. Keputusan sanggup diambil secara cepat
2. Penanggungjawab keputusan itu jelas
3. Biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. Kecakapan seorang manajer sanggup dimanfaatkan
b. Keburukannya :
1. Keputusan itu kurang baik, lantaran kemampuan decision maker terbatas
2. Prestise manajer akan berkurang, kalau keputusannya ternyata salah
3. Realisasi keputusan mengalami kesulitan, lantaran para bawahan kurang meresapinya
4. Pembinaan bawahan kurang diperhatikan, lantaran mereka tidak diikutkan dalam memutuskan keputusan, karenanya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin
Group decision, keputusan itu ditetapkan oleh para anggota grup, baik atas hasil mufakat dan musyawarah, maupun atas voting. Dalam proses pengambilan keputusan anggota grup ikut berperan aktif membicarakan tujuan dari “keputusan, resiko, dan dampak keputusan serta ikut memutuskan keputusan tersebut”.
a. Kebaikannya:
1. Keputusan rewlatif lebih baik, logis, ideal, lantaran merupakan hasil pemikiran dari beberapa orang
2. Kecenderungan untuk bertibdak adikara sanggup dihindarkan
3. Kerjasama relative akan sanggup ditingkatkan diantara sesama anggota grup
4. Resiko dan dampak negative dari keputusan semakin kecil
5. Pembinaan para annggota grup akan lebih baik
b. Keburukannya:
1. Pengambilan keputusan relative lama, bahkan sering bertele-tele
2. Biaya pengambilan keputusan relative lebih banyak
3. Penanggungjawab keputusan kurang jelas
4. Minoritas adakala terpaksa menyetujui keputusan lantaran kalah suara
Group decision ini hanya sanggup ditetapkan dalam organisasi komite dan dalam pimpinan presidium saja, dimana para anggota mempunyai hak bunyi yang sama, contohnya dalam MPR, DPR, dan Koperasi.
4. Basis Pengambilan Keputusan
Basis pengambilan keputusan (decision making) yang dilakukan oleh manajer (decision maker) biasanya didasarkan atas:
a. Keyakinan : manajer (decision maker) dalam pengambilan keputusan (decision making)-nya didasarkan atas keyakinan bahwa “keputusan” (decision) inilah yang terbaik sehabis diperhitungkan dan dianalisis faktor-faktor internal dan eksternal serta dampak positif dan negative dari keputusan tersebut.
b. Intuisim ; manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan atas bunyi hati (intuisi)-nya, bersifat wangsit dan perasaan-perasaan (good feeling)-nya. Sasaran-sasaran, pengaruih, preferensi, dan psikologis individu pengambil keputusan memegang peranan penting. Disini ilmu subjektif sangat vital. Pengambilan keputusan secara intuitif ini sacara tidak sadar dipengaruhi oleh pengetahuan masa lalu, latihan-latihan, dan latar belakang. Biasanya ia seorang aktivis, dinamis, dan senantiasa bertanya perihal situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas problem-problem sulit. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biasanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, kemampuan mental, tetapi setiap situasi dihadapinya dengan sikap realistis dan memutuskannya berdasarkan perasaan saja.
c. Fakta-Fakta : Pengambilan keputusan didasarkan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta-fakta, serta didukung oleh kemampuan imajinasi, pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya pikir untuk mengimplementasikan situasi dan kondisi masa depan. Dalam hal ini manajer jangan menjadi robot analisis data informasi, dan fakta yang komplet. Keputusan (decision) yang ditetapkan berdasarkan fakta-fakta ini relative baik, logis, rasional, dan sanggup dipertanggungjawabkan serta bisa diterapkan pada setiap situasi dan kondisi.
d. Pengalaman : manajer dalam pengambilan keputusannya didasarkan kepada pengalamannya dan pengalaman pihak-pihak lain. Pengalaman sangat berharga, memperlihatkan petunjuk-petunjuk dan memperlihatkan balasan atas pertanyaan “apa yang harus dilakukan dalam situasi dan kondisi ini?”
e. Kekuasaan : decision maker dalam pengambilan keputusan (decision maker) harus berpedoman atas kekuasaan (autority) yang dimilikinya, supaya keputusan (decision) itu sah dan legal untuk diberlakukan. Hal ini disebabkan autority merupakan dasar aturan untuk bertindak dfan berbuat sesuatu.
5. Tehnik-Tehnik Pengambilan Keputusan
Manajer dalam pengambilan keputusan sanggup melakukannya dengan tehnik-tehnik :
1) operation riset; yaitu dengan memakai metode-metode scientific (yang meliputi tehnik-tehnik matematis) dalam analisis dan pemecahan suatu duduk kasus tertentu—penerapan tehnik ini yakni perjuangan inventarisasi.
2) Linear programming; yaitu dengan memakai rumus-rumus matematik yang disebut juga factor analysis.
3) Gaming war games; yaitu dengan teori yang biasanya dipakai untuk menentukan strategi.
4) Probability; yaitu dengan teori kemungkinan yang sanggup diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal yang tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan diperhitungkan.
5) Ranking and statistical weighting; yaitu dengan cara :
(a) melokalisasi banyak sekali factor yang akan mensugesti keputusan terakhir.
(b) menimbang factor-faktor yang sanggup dibandingkan dan yang tercakup didalam setiap alternative.
Scientific management yakni suatu cara yang berupa investigasi dan analisis yang logis, yang mengarah kepada keputusan yang efektif.
Prosedur pengambilan keputusan berdasarkan scientific management berdasarkan pendapat :
Prosedur pengambilan keputusan berdasarkan scientific management berdasarkan pendapat :
Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan
1. Decision maker (manajer) harus mengetahui secara terang duduk kasus (problem) yang akan diputuskan dengan merumuskan dan menganalisisnya secara cermat.
2. Mengumpulkan data, informasi, dan fakta yang ada relevansinya dengan duduk kasus yang akan diputuskan.
3. Mengevaluasi dan menganalisis data, informasi, dan fakta yang telah dikumpulkan.
4. Menetapkan sejumlah alternative keputusan yang akan diambil.
5. Mengembangkan dan mengimplementasikan alternative pilihan yang ada.
6. Memilih keputusan yang terbaik dari alternative-alternatif itu.
7. Menetapkan suatu keputusan, menjadi tindakan yang paling efektif dan efesien.
8. Keputusan harus diinformasikan untuk ditaati dan dilaksanakan menjadi tindakan konkret dan mengikat bagi semua karyawan.
G. R. Terry
1. Merumuskan problem yang bersangkutan
2. Menganalisis problem tersebut.
3. Menetapkan sejumlah alternative.
4. Mengevaluasi masing-masing alternative.
5. Memilih alternative yang akan menjadio keputusan dan yang akan dilaksanakan.
Peter F. Drucker
1. Menetapkan masalah.
2. Menganalisis masalah.
3. Mengembangkan alternative-alternatif pilihan.
4. Mengambil keputusan yang tepat.
5. Mengambil keputusan menjadi tindakan yang efektif.
Prosedur pengambilan keputusan harus dilakukan dengan baik dan cermat, supaya resiko keputusan itu relative kecil. Harus dihayati bahwa setiap keputusan selalu menghadapi resiko, dan resiko ini menjadi tanggung jawab decision maker.
Aspek-aspek pengambilan keputusan, yaitu :
1) Pribadi dan kepribadian decision maker
2) Sifat duduk kasus yang dihadapi.
3) Pandangan dan kecakapan factual decision maker terhadap duduk kasus yang dihadapi.
4) Kondisi institusional (lembaga) bersangkutan.
5) Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.
Faktor-faktor penolong pengambilan keputusan yakni sebagai berikut:
1) Harus diperhatikan emosi dan aturan-aturan,baik yang tangibles maupun intangibles
2) Setiap keputusan harus mendorong tercapainya tujuan
3) Suatu keputusan tidak selalu memuaskan semua pihak
4) Hanya ada satu pilihan yang paling memuaskan atau terbaik
5) Pengambilan keputusan yakni mental action dan harus di transfer ke dalam physical action
6) Pengambilan keputusan yang efektip memerlukan waktu,dana,data gosip dan fakta yang cukup
7) Membuat keputusan dalam prakteknya,membutuhkan kecakapan, pengalaman, dan imajinasi
8) Pengambilan keputusan merupakan awal dan mata rantai aktivitas
9) Setiap keputusan harus dilaksanakan
6. BEBERAPA MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
a. Model klasik
Model klasik (classical model) yaitu model pengambilan keputusan yang didasarkan pada perkiraan bahwa manajer sebaiknya membuat keputusan yang logis, yang selaras dengan kepentingan irit organisasi.
b. Model Administrative
Model administrative ( administrative model ) yaitu model pengambilan keputusan yang menggambarkan bagaimana manajer membuat keputusan secara nyata, dalam situasi yang bercirikan keputusan tidak berprogram, ketidak pastian, dan ambiguitas.
c. Model Politis
Model politis yaitu model pengambilan keputusan yang bermanfaat bagi pengambilan keputusan tidak terprogram dikala kondisi berada dalam ketidakpastian, gosip terbatas, dan sedikit persetujuan antar manajer mengenai target apa yang harus diikuti atau tindakan apa yang harus diambil.
6. Proses Pengambilan Keputusan
Enam langkah dalam proses pengambilan keputusan yaitu:
1. Pengakuan terhadap persyaratan keputusan
2. Diagnosis dan analisis penyebab
3. Pengembangan Alternatif
4. Pemilihan alternative yang diharapkan
5. Implementasi alternative yang dipilih
6. Evaluasi dan umpan balik
D. Penutup
1. Kesimpulan
Manajer yakni seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai target organisasi.
Manajer dibagi kedalam beberapa tingkatan sesuai dengan fungsi dan kiprahnya terhadap perusahaan atau lembaga.
Peran dan Fungsi manajer sangat kuat dalam berjalannya suatu system dalam perusahaan atau lembaga.
Pengambilan keputusan yakni pemilihan diantara alternatif-alternatif mengenai sesuatu cara bertindakadalah inti dari perencanaan. Suatu planning sanggup dikatakan tidak ada, kalau tidak ada keputusan suatu sumber yang sanggup dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.
2. SARAN
Setiap duduk kasus dan peluang yang ada harus mempunyai solusinya. Manajer harus lebih teliti dalam menentukan tipe keputusan, macam-macam pendekatan pengambilan keputusan dan pengambilan keputusan sebaiknya melibatkan enam langkah dasar supaya manajer berhasil mengambil keputusan dengan baik.
Selain tiu kami bengharapakan supaya :
1. makalah ini sanggup bermanfaat bagi para pembaca.
2. kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan supaya kami sanggup memperbaiki segala kekurangan dalam penulisan makalah ini.
Daftar Pustaka
Griffin , Ricky W , 2004. MANAJEMEN , Edisi 7 , Jilid 1, terj.Gina Gania. Jakarta: Erlangga.
Herujito , Yayat M , 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.
E.S. Margianti, Suryadi HS. 1994. “Sistem Informasi Manajemen “. Jakarta: Gunadarma
Siswanto, HB.Dr. 2007. Pengantar manajemen¸ Jakarta : Bumi Aksara
Robbins, Stephen dan Mary coulter. 2010. Manajemen, 10th Edition. Jakarta: Erlangga
Wren, Daniel dan Arthur Bedeian. 2009. The Evolution of Management Thought. Jakarta: Pustaka Belajar