Contoh Makalah Manajemen Perpustakaan
8 Januari 2018
Kali ini makalahmanajemen.com akan berbagi sebuah contoh makalah yang bertemakan manajemen perpustakaan. Makalah ini membahas tentang pengertian manajemen perpustakaan, perencanaan manajemen perpustakaan, dan struktur organisasi perpustakaan.
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Suatu organisasi baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi, niscaya mempunyai visi dan misi yang sama yaitu ingin memajukan dan membuatkan menjadi lebih baik dari sebelumnya. Maka perlu adanya manajamen dalam suatu organisasi tersebut. Manajmen merupakan salah satu aspek dalam suatu pekerjaan. Apabila suatu organisasi atau forum tidak mempunyai manajmen maka bisa dipastikan akan terbengkalai dan tidak sesuai dengan apa yang diharapkannya. Karena tidak adanya planning atau rancangan-rancangan kegiatan yang akan dilakukan kedepannya, dan tujuannya juga tidak jelas.
Contohnya yaitu perpustakaan. Perpustakaan baik yang dimiliki oleh sekolah, kampus atau tempat tertentu, pastinya mempunyai manajmen. Fungsi dari manajmen tersebut yaitu untuk merencanakan, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan sega aspeknya semoga tujuan dari perpustakaan tersebut bisa efektif dan efisien bagi pengunjungnya.
2. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian manajemen perpustakaan ?
2. Bagaimana perencanaan manajemen perpustakaan ?
3. Bagaimanana struktur organisasi perpustakaan ?
A. PEMBAHASAN
1. Pengertian manajemen perpustakaan
Perpustakaan sebagai forum pendidikan dan forum informasi akan mempunyai kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai. Dengan adanya manajemen, seluruh acara forum akan mengarah padaupaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu forum tersebut akan berusaha memfungsikan dari sesuai ketentuan lembaga/ perpustakaan.
Setiap informasi memerlukan manajemen. Manajemen berfungsi untuk mengatur acara seluruh elemen dalam suatu lembaga. Oleh lantaran itu, dalam proses manajemen dibutuhkan perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, dan pengendalian.
Dalam manajemen perpustakaan, Jo Bryson menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran, dan keahlian. Dalam pengertian ini ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan dibutuhkan sumber daya insan (human resources) dan sumber nonmanusia (non human resources) yang berupa sumber dana, teknik, fisik, perlengkapan, perlengkapan, alam informasi, ide, peraturan-peraturan, dan teknologi.
Sumber daya terssebut dikelola melalui proses manajemen, mencakup perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian yang diharapkan bisa mengeluarkan produk berupa barang atau jasa.
2. Perencanaan manajemen perpustakaan
Perpustakaan sebagai forum yang selalu berkembang / (library is the growing organism) memerlukan perencanaan dalam pengelolaan, mencakup materi informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang memadai, maka tidak terang tujuan yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan, dan lamanya perkembangan perpustakaan.
Sumber daya insan merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi / lembaga. Maju mundurnya perpustakaan tergantung pada sumber daya manusianya. Kebutuhan sumberdaya insan untuk perpustakaan perlu direncanakan dan dipertimbangkan, di antaranya yaitu:
§ Jenis kegiatan
§ Kualitas dan kuantitas tenaga
§ Spesialisasi
§ Pemanfaatan teknologi informasi
§ Dana
§ Tingkat pendidikan pemakai
oleh lantaran itu, kebutuhan tenaga untuk satu jenis perpustakaan berbeda dengan kebutuhan tenaga untuk jenis perpustakaan yang lain. Perlu pula dipikirkan jenis materi informasi yang akan dikelola oleh suatu perpustakaan apakah terdiri atas materi buku atau juga non buku. Hal itu disebabkan, keanekaragaman materi informasi akan berdampak pada keperluan spesialisasi tenaga dalam menanganinya.
Demikian pula dalam penyusunan materi informasi. Perencanaan perlu dipikirkan teruatama sistem yang akan diberlakukan disuatu perpustakaan.
Misalnya, sistem pengadaan koleksi, sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi, dan software yang akan dipakai. Perlu pula direncanakan buku-buku aliran yang dipergunakan; contohnya aliran katalogisasi, transliterasi, klasifikasi, dan lainnya.
Tidak kalah pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu perpustakaan. Dana sanggup diperoleh melaluai keanggotaan, denda, jasa foto kopi, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerjasama dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyek/sponsor.
Seluruh kegiatan perpustakaan akan sanggup berjalan dengan baik, apabila mempunyai perlengkapan yang memadai. Sarana prasarana menyerupai gedung/ ruang, mebeler, media komunikasi, dan peralatan kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatrikan lantaran kenyamanan dan kelancaran tugsas juga dipengaruhi oleh penyediaan sarana prasarana itu.
Mengingat begitu pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan, dalam penyusunannya dibutuhkan pengetahuan dan pengalaman luas (sulistya-basuki, 1993: 192). Perencanaan ini terkait dilema sumber daya manusia, dana, dan kemudahan lain sebagai pendukung pelaksanaan.
Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan lantaran hal-hal berikut ini:
a. Perencanaan merupakan dasar pelaksanaan acara pimpinan perpustakaan tidak akan bisa melaksanakan fungsi manajemen dan kepemimpinan dengan baik tanpa perencanaanyang sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai akan menawarkan petunjuk kepada pimpinan perpustakaan mengenai sistem organisasi, mekanisme dan kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang dibutuhkan dan kearah mana tenaga harus digerakkan untuk melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas kepustakawanan
b. Perencanaan merupakan alat pengawasan
Pengawasan bergotong-royong merupakan upaya sistematis untuk memutuskan stndar prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adanya perencanaan akan diketahui adanya penyimpangan langkah yang kemudian sanggup dilakukan pengukuran signifikasi penyimpingan itu. Oleh lantaran itu pengawasan harus didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap, dan terpadu akan bisa meningkatkan efektivitas pengawasan.
c. Perencanaa yang proporsional akan membawa efektifitas dan efisiensi
Dengan adanya perencanaan, seorang pimpinan perpustakaan akan berusaha mencapai tujuan dengan biaya yang paling kecil dan menghasilkan produk (barang dan /jasa) yang lebih besar. Oleh lantaran itu, dalam penyusunan planning perlu diantisipasi adanya akibat-akibat yang tidak dikehendaki dan sedapat mungkin dihindarkan atau setidaknya dikurangi. [1]
3. Struktur Oganisasi Perpustakaan
Struktur organisasi suatu jenis perpustakaan, berbeda dengan yang lain. Hal itu dappat dimengerti lantaran perbedaan masyarakat yang dilayani, forum yang menaunginya, dana, dan sumber daya manusia. Oleh lantaran itu struktur masing-masing jenis perpustakaan sanggup difahami sebagai berikut:
1. Struktur organisasi perpustakaan sekolah
Struktur organisasi perpustakaan dalam forum induknya dan status pustakawan dalam fungsi kelembagaannya akan menentukan kiprah dan keuntungannya dalam pendidikan. Perpustakaan sebagai sarana dan prasarana pendidikan perlu ada pada setiap satuan pendidikan formal dan non formal (UU 20 Thn 2003 Bab XII Pasal 45) undang-undang itu berlaku pada setiap satuan pendidikan jalur pendidikan sekolah, baik yang di selenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat, harus menyediakan sumber belajar. Hal ini memungkinkan para tenaga kependidikan dan para penerima didik memperoleh kesempatan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan dengan membaca buku materi pustaka yang mengandung ilmu pengetahuan yang di perlukan.
Adapun kiprah dan status pustakawan sebagai tenaga kependidikan telah diatur secara terang pada undang-undang tersebut, pada Bab XI Pasal 39 wacana tenaga kependidikan yaitu :
Tenaga kependidikan bertugas melaksanakan atministrasi, pengelolahan, pengembangan, pengawasan, dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan. Kemudian dalam klarifikasi UU tersebut diterangkan bahwa yang dimaksud tenaga kependidikan mencakup pengelola satuan pendidikan, menentukan pamor belajar, pengawasan, peneliti, pengembang, pustakawan, laporan dan teknisi sumber belajar.
Dengan struktur tersebut, perpustakaan dan pustakawan akan bisa bergerak lebih leluasa dalam mengemban kiprah dalam kependidikan.
Adapun struktur organisasi perpustakaan sekolah sebaiknya sebagai berikut :
2. Struktur organisasi perpustakaan khusus
Struktur organissai perpustakaaan khusus agak berbeda dengan perpustakaan lain dalaam penyusunannya hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
a. Organisasi perpustakaan khusus merupakan penggalan integral dari suatu lembaga/ Instansi dan harus mempunyai kepastian aturan dalam lembaga/ Instansi tersebut.
b. Besar kecilnya struktur organisasi di sesuaikan dengan isi, dan tujuan forum induknya.
c. Kedudukan perpustakaan dan unit penyelenggaraan perpustakaan harus terang dan tegas digambarkan dalam struktur organisasi perpustakaan.
3. Struktur Organisasi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum yaitu perpustakaan yang di peruntuhkan pada masyarakat umumnya, tidak membatasi umur, jenis kelamin, pendidikan, suku, maupun Agama. Oleh lantaran itu, koleksinya juga harus penuh dan untuk semua umur. Perpustakaan jenis ini terdiri dari tingkat Desa, tingkat Kecamatan, tingkat Kabupaten dan tingkat Kota madya.
a. Perpustakaan Desa/ kelurahan
Perpustakaan tingkat ini sekurangkurangnya hendaknya mempunyai 1000 judul koleksi yang terdiri sekurang-kurangnya 2000 eksemplar atau setiap judul 2 eksemplar.
b. Perpustakaan kecamatan
Perpustakaan tingkat kecamatan ini sekurang-kurangnya mempunyai 2000 judul koleksi yang terdiri dari minimal 2 judul per eksemplar.
c. Perpustakaan kabupaten atau kota madya
Perpustakaan tingkat ini hendaknya paling sedikit mempunyai 3000 judul koleksi dalam banyak sekali bidang.
4. Struktur organisasi perpustakaan perguruan tinggi
Status perpustakaan dalam struktur organisasi secara makro dan mikro sangat menghipnotis kinerja dan penyediaan kemudahan perpustakaan. Selama ini status perpustakaan tinggi negeri maupun swasta masih bervariasi, ada yang dibawah tata usaha, dan ada yang dibawah wakil rektor bidang manajemen dan keuangan, dengan alasan bahwa kiprah perpustakaan yaitu kiprah administratif. Adapula status perpustakaan dibawah wakil rektor III bidang kemahasiswaan dan alumni dengan alasan bahwa pelayanan perpustakaan ditujukan kepada mahasiswa dan dosen. Selain itu ada pula yang statu perpustakaa dibawah wakil rektor bidang akademik, dengan alasan bahwa aktifitas perpustakaan yaitu aktifitas akademik yang bergerak dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan pendidikan.
Untuk lebih meningkatkan kiprah dan kinerja perpustakaan perguruan tinggi, perlu ditinjau kembali penataan struktur organisasi dan statunya dalam organisasi induknya. Hal ini disebabkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan penggalan integral dari pergurua tinggi yang bersaangkutan. Berkaitan dengan itu, berdasarkan PP No. 30 tahun 1990 pasal 34 disebutkan bahwa unit pelaksana teknis perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang sebagai kelengkapan bagi pendidikan, penelitian, dan dedikasi pada masyarakat.
Kedudukan perpustakaan perguruan tinggi diluar lingkup fakultas dan bertanggungjawab eksklusif kepada rektor/ ketua/ eksekutif yang pendelegasiannya sanggup diserahkan kepada wakil rektor/ ketua/ eksekutif bidang akademik. Dengan demikian, dalam kegiatan sehari-hari, kepala perpustakaan berafiliasi dengan wakil rektor/ ketua/ direktur bidang akademik.
Mengingat kedudukannya yang strategis itu, sudah selayaknya apabila perpustakaan diikutsertakan dalam pembahasan acara pendidikan, penelitian, dan dedikasi pada masyarakat. Peran ini memang sanggup dilakukan oleh kepala perpustakaan perguruan tinggi yang berstatus tubuh aturan milik negara/ BHMN menyerupai UGM, UI, ITB, IPB, dan UNAIR, karna kedudukan mereka juga secara otomatis sebagai anggota majlis wali amanah perguruan tinggi masing-masing.
Dengan kedudukan menyerupai di atas, apabila kepala forum penelitian, dekan, eksekutif LPM menduduki pangkat jabatan eselon II, semestinya kepaala UPT perpustakaan juga menduduki eselon II. Akan tetapi, peraturan itu ternyata belom dilaksanakan sebagaimana mestinya dengan banyak sekali alasan. Hal ini berlaku baik diperguruan tinggi negeri maupun diperguruan tinggi suasta. Satu kenyataan bahwa ketika ini kepala UPT perpustakaan menduduki eselon III bahkan ada juga kepala perpustakaan perguruan tinngi yang tidak mempunyai eselon. Jika demikian sulit diharapkan suatu perpustakaan akan maju alasannya yaitu tidak di ikut sertakan dalam pengambilan keputusan.
5. Struktur organisasi perpustakaan masjid
Sebenarnya perpustakaan masjid yaitu perpustakaan yang di tujukan untuk masyarakat sekitar masjid dalam rangka peningkatan kuaalitas hidup, baik hidup di dunia maupun di akhirat. Perpustakaan ini kedudukannya di bawaah tanggung jawab takmir masjid setempat. Perpustakaan masjid sanggup di bagi menjadi perpustakaan masjid pemula, perpustakaan masjid madya, dan perpustakaan masjid utama. Adapun struktur organisasi masing-masing perpustakaan yaitu sebagai berikut :
a. Perpustakaan masjid pemula
Perpustakaan ini berkedudukan di desa dengan batas minimum mempunyai pustaka sebanyak 1000 judul. Perpustakaan tingkat ini struktur organisasinya yaitu sebagai berikut:
b. Perpustakaan masjid madya
Perpustakaan jenis ini berkedudukan di ibu kota kecamatan atau kabupaten ataau kota madya dengan pemilikan minimal 2000 judul pustaka.
c. Perpustakaan masjid utama
Perpustakaan masjid jenis ini berkedudukan di ibu kota profinsi dengan pemilikaan jumlah minimum 3000 judul pustaka.
B. KESIMPULAN
1. Manajemen perpustakaan yaitu seluruh acara forum yang mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu forum tersebut akan berusaha memfungsikan dari sesuai ketentuan lembaga/ perpustakaan.
2. Perencanaan Manajemen Perpustakaan mencakup beberapa aspek yaitu materi informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang memadai, maka tidak terang tujuan yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan, dan lamanya perkembangan perpustakaan.
3. Setiap forum Memiliki struktur Manajemen organisasi perpustakaan tersendiri menyerupai perpustakaan sekolah, perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan di perguruan tinggi dsb.
DAFTAR PUSTAKA
Lasa H S. 2005. Manajmen Perustakaan. Yogyakarta. Gama Media.