Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja atau Pegawai
19 Juli 2018
Pengertian perencanaan Tenaga kerja atau disebut juga dengan pegawai atau Sumber Daya Manusia (SDM) seperti dikatakan oleh Sherman dan Bohlander merupakan proses mengantisipasi dan membuat keputusan untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi (Nawawi, 2005).
Adapun tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin, agar mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi yang tepat dalam mengisi posisi pekerjaan. Perencanaan SDM dimaksudkan untuk membuat pengaturan arus gerakan pekerja di dalam organisasi yang merupakan proses untuk mendayagunakan SDM yang telah tersedia secara efektif dan efisien. Ke dalam organisasi artinya memberikan persyaratan bagi penerimaan tenaga kerja baru yang diperlukan agar diperoleh SDM yang mampu melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien, sedangkan ke luar organisasi artinya mengatur tenaga kerja yang keluar organisasi seperti pensiun, pengurangan tenaga kerja, pemecatan agar dapat diganti dengan tenaga kerja yang baru yang mampu bekerja secara efektif dan efisien.
Perencanaan SDM menurut Siagian (2001) pada hakikatnya adalah merupakan tindakan-tindakan manajerial untuk memutuskan suatu tindakan yang harus diputuskan sekarang sebagai prediksi pada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian suatu tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam kaitan dengan pengelolaan SDM dapat dikatakan bahwa dasar perencanaan SDM adalah upaya dasar yang dilakukan oleh pimpinan suatu organisasi untuk memutuskan jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan oleh organisasi tersebut. Tujuannya agar organisasi memiliki tenaga kerja atau pegawai yang tidak hanya sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, akan tetapi juga agar para pegawai yang dipekerjakan itu memenuhi berbagai persyaratan yang ditentukan untuk jabatan dan pekerjaan yang akan dipangku dan dilaksanakannya. Untuk mencapai tujuan tersebut para pejabat/pimpinan organisasi perlu memahami terlebih dahulu berbagai tantangan yang akan dihadapi oleh organisasi bersangkutan dalam suatu kurun waktu tertentu di masa depan. Tantangan tersebut berkisar pada tantangan yang timbul karena tuntutan masyarakat, tantangan organisasional, dan tantangan profesional.
Arthur W Suherman dan George W Bohlander dalam bukunya Managing Human Recources Tahun 1992 (dalam Nawawi, 2005) mengatakan bahwa perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah proses untuk mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin dan agar memiliki sejumlah pekerjaan yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kapan dan yang manapun mengalami kekosongan. Pengertian perencanaan ini dimaksudkan untuk membuat arus gerakan pekerja di dalam organisasi secara seefektif dan seefisien mungkin. Di samping itu juga diharapkan dapat untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam organisasi yang memberikan persyaratan bagi permintaan tenaga kerja baru yang diperlukan agar diperoleh SDM yang mampu melaksanakan pekerjaan. Hal ini pada gilirannya dapat mengatur gerakan tenaga kerja yang akan keluar dari organisasi agar dapat diganti dengan tenaga kerja yang mampu bekerja dengan baik.
G. Steiner mengemukakan perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan atau sasarnya melalui strategi kontribusi pekerjanya di masa depan (Nawawi, 2005: 138). Pengertian ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang tujuan perencanaan SDM namun terlepas dari maksud tersebut perlu dimanfaatkan untuk lebih memahami pengertian perencanaan SDM. Perencanaan SDM sebagai suatu strategi pengembangan kontribusi SDM terhadap usaha organisasi untuk mencapai sukses. SDM akan menjadi faktor yang mampu mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mewujudkan eksistensinya yang kompetitif. Eksistensi hanya akan tercapai melalui pelaksanaan pekerjaan secara terarah pada sasaran organisasi karena tenaga kerja yang dimiliki akan bekerja dan memberikan pelayanan secara produktif dan berkualitas.
Intinya perencanaan pegawai adalah merupakan seperangkat kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan akan kebutuhan pegawai/karyawan dari suatu organisasi di masa mendatang. Melalui estimasi jumlah dan jenis pegawai yang akan dibutuhkan oleh seluruh bagian dalam suatu organisasi, Divisi SDM atau Biro Kepegawaian dapat menyusun rencana lebih baik dalam hal-hal yang menjadi lingkup pekerjaannya, misalnya penarikan pegawai, seleksi pegawai, pengembangan pegawai. Perencanaan pegawai akan memungkinkan mendapatkan komposisi pegawai yang ideal, tepat, berkualitas, dan punya kompetensi mewadahi. Namun, apabila tidak ada perencanaan pegawai secara terpola maka organisasi tidak akan dapat menyediakan pegawai dalam jumlah, kualitas maupun waktu yang tepat, artinya perencanaan pegawai akan mengalami suatu kegagalan.
Dalam perencanaan PNS perlu sekali dilakukan guna memotret kebutuhan PNS dalam birokrasi pemerintahan, manajemen PNS juga sangat menekankan pentingnya ketersediaan PNS yang sesuai dengan kebutuhan pada instansinya. Penekanan ini tercermin dalam istilah “rightsizing”, apakah PNS perlu ditambah, dipertahankan atau dikurangi, hal ini sangat tergantung pada tiga faktor dominan. Pertama, faktor lingkungan seperti faktor ekonomi, faktor politik, tuntutan peraturan perundang-undangan, faktor sosial budaya, dan pemanfaatan teknologi. Kedua, Faktor organisasional seperti adanya strategi baru, adanya tugas baru, dan anggaran yang tersedia. Ketiga, Faktor kepegawaian sendiri seperti adanya PNS yang berhenti atas kemauan sendiri, pindah bekerja ke instansi lain, diberhentikan karena terkena sanksi disiplin, meninggal dunia, dan adanya PNS yang sudah memasuki masa purnabakti atau pensiun dengan hak-hak pensiunnya.
Dengan perkataan lain bahwa perencanaan PNS diperlukan karena adanya formasi yang lowong dalam instansi pemerintah yang perlu segera diisi dengan cara menggunakan “rumus permintaan dan penawaran”. Sebab-sebab timbulnya permintaan tercermin pada tiga faktor yang telah disinggung di atas, sedangkan penawaran memerlukan pemahaman tentang dua sumber utamanya, yaitu penawaran internal dan eksternal. Adapun yang dimaksud dengan penawaran secara internal adalah melakukan rotasi para PNS dalam arti alih tugas dan alih tempat dalam bekerja, melakukan promosi terhadap PNS tertentu yang dipandang memenuhi berbagai persyaratan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi dan memikul tanggung jawab lebih besar. Maksud dari penawaran eksternal ialah berbagai sumber yang dapat digarap di luar organisasi yang bersangkutan. Misalnya, penambahan pegawai yang direkrut untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas pemerintahan, seperti perekrutan Pegawai Tidak Tetap (PTT), melakukan kontrak melalui biro jasa tenaga kerja. Suatu catatan kecil yang perlu dikemukakan mengenai hal ini ialah bahwa penawaran eksternal ditanggapi apabila (1) suplai internal tidak mencukupi; (2) diperlukan tenaga tambahan pada tingkat bawah; (3) karena kebutuhan mendesak untuk posisi manajerial tertentu.