Pengertian Manajeman Proyek

Definisi Manajemen Proyek berdasarkan H. Kerzner (1982) yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai target jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, administrasi proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep administrasi proyek yaitu :

Menggunakan pengertian administrasi berdasarkan fungsinya
Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan target yang telah digariskan secara spesifik.
Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal

A. Wawasan Proyek versus Fungsional : Suatu Perbandingan

Tabel dibawah ini memaparkan perbandingan antara wawasan administrasi proyek dengan administrasi fungsional.

B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus

Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani acara proyek yang hingga derajat tertentu membedakannya dari administrasi klasik, diantaranya adalah:

1. Merencanakan

Pada aspek perencanaan, baik administrasi proyek maupun administrasi klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional administrasi proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:

 Analisis jaringan kerja

 Metode penyusunan asumsi biaya proyek, dilakukan dengan sedikit demi sedikit sesuai dengan keperluan dan informasi.

2. Mengorganisir

Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus acara horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal.

3. Memimpin

Pimpinan tunggal dari kelompok dan bab organisasi diserahi peran khusus. Jadi, beliau memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.

Penanggung jawab Tunggal

Karena sifat acara yang beragam, maka perlu adanya satu titik referensi yang mampu bertindak sebagai :

 Pusat sumber berita bagi semua duduk perkara yang berkaitan dengan proyek  Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara akseptor proyek

 Integrator dan pendorong semoga acara dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek

 Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek

Aspek Integrasi

Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam administrasi proyek yaitu sebagai integrator, terutama kalau administrasi proyek ini beroperasi dengan menggunakan struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka dibutuhkan langkah integrasi yang intensif semoga acara mampu menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.

4. Mengendalikan

Dalam acara proyek dibutuhkan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan acara yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang mampu mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.

5. Menggunakan Pendekatan Sistem

Pendekatan ini menekankan bahwa proyek yaitu bab dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik digunakan engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi digunakan administrasi sistem.

6. Pendekatan Contingency atau Situasional

Pendekatan contingency menyatakan bahwa peran administrasi yaitu mengidentifikasi teknik dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu acara pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.

C. Evolusi Manajemen Proyek

Perumusan dan pelaksanaan administrasi proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek berdasarkan Keith Davis adalah:

1. Ekspeditor Proyek

Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :

 Sebagai ”ekspeditor pekerjaan”

Menjelaskan ”bahasa” dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.

 Sebagai sentra komunikasi penyelenggaraan proyek

Ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan menunjukkan berita kemajuan proyek dan duduk perkara lain kepada stake folder.

2. Koordinator Proyek

Koordinator proyek yaitu pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawab atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui mekanisme bukan otoritas lini.

3. Konfederasi Proyek

Mempunyai fungsi manajemen, mirip merencanakan, mengorganisir, memimpin, melaksanakan motivasi dan mengendalikan acara proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.

4. Manajemen Proyek

Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia mempunyai jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.

D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan

D. I Cleland dan W. R. King menyarankan semoga dipertimbangkan untuk menggunakan administrasi kalau menghadapi situasi sebagai berikut :

 Menyangkut Reputasi Perusahaan

Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu acara kuat besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.

 Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar

Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan peran –tugas yang memerlukan kolaborasi erat dari banyak sekali bidang internal ataupun external organisasi.

 Besarnya ukuran acara (Usaha)

Bilamana volume acara suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan pemanis sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan administrasi proyek mempunyai kegunaan untuk dipertimbangkan semoga penggunaan sumber daya mampu efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.