Pentingnya Pelatihan Dan Pengembangan Karyawan

Menyambut karyawan baru di perusahaan dan mengikuti kecepatan perusahaan dimulai dengan mengorientasi dan melatih mereka. Orientasi karyawan berarti memberi mereka informasi yang mereka butuhkan untuk digunakan, dan membantu mereka agar mulai terkait secara emosional pada budaya perusahaan.

Makalah ini dimulai dengan meninjau proses pelatihan dan melakukan analisis kebutuhan pelatihan saat ini, mendesain program pelatihan, mengimplementasikan program pelatihan, dan menerapkan program pengembangan manajemen serta mengevaluasi upaya pelatihan tersebut.

Secara spesifik metode pelatihan terdiri dari pelatihan on-the-job, pelatihan magang, pembelajaran informal, pelatihan instruksi pekerjaan, pembelajaran terprogram, pelatihan berbasis audiovisual, pelatihan ruang depan, konferensi video, sistem dukungan kinerja elektronik, dan pelatihan berbasis komputer.

Menyeleksi karyawan secara berhati-hati tidak menjamin bahwa mereka akan bekerja secara efektif. Bahkan, karyawan yang berpotensi tinggi tidak dapat melakukan pekerjaan mereka jika mereka tidak mengetahui apa yang harus dilakukan atau bagaimana cara melakukan. Oleh karena itu setiap manajer harus mengetahui cara melakukan orientasi dan melatih karyawan. Mengingat begitu pentingnya pelatihan dan pengembangan karyawan bagi sebuah perusahaan, maka kami menulis makalah ini sebagai bahan belajar untuk mahasiswa agar nanti ketika berada di dunia kerja dapat mengimplementasikan dengan baik.

Melakukan Orientasi dan Menyambut Karyawan Baru

1. Tujuan dari Orientasi

Orientasi karyawan (employee orientation) merupakan prosedur untuk memberikan informasi latar belakang mendasar mengenai perusahaan tersebut kepada karyawan baru. Tujuan dari orientasi karyawan meliputi: membuat karyawan baru merasa diterima sebagai bagian dari tim, memastikan bahwa karyawan baru mendapatkan informasi dasar yang berfungsi secara efektif, membantu karyawan baru memahami organisasi tersebut dalam pengertian luas, dan mulai mensosialisasikan karyawan baru ke dalam kultur perusahaan dan cara mereka bekerja.

2. Proses Orientasi

Lamanya program orientasi bergantung pada apa yang manajer masukkan, sebagian besar membutuhkan beberapa jam. Spesialis sumber daya manusia melakukan bagian pertama dari orientasi dengan menjelaskan perkara-perkara mendasar seperti jam kerja dan tunjangan. Kemudian, penyelia melanjutkan orientasi tersebut dengan menjelaskan organisasi departemen, memperkenalkan dengan kolega barunya, mengakrabkan dengan tempat kerja, dan mengurangi keguguban hari pertama.

Tinjauan Mengenai Proses Pelatihan

Pelatihan (training) merupakan proses untuk mengajarkan kepada karyawan baru atau karyawan sekarang keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Pelatihan merupakan hal yang penting, jika karyawan yang bahkan berpotensi tinggi sekalipun tidak mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, mereka akan berimprovisasi atau tidak melakukan sesuatu yang berguna sama sekali.

1. Mengenali Pelatihan dan Hukum

Manajer harus memahami implikasi hukum dari keputusan mereka terkait pelatihan, misalnya dalam hal diskriminasi, pelatihan yang lalai, dan bayaran lembur.

2. Menyejajarkan Strategi dan Pelatihan

Rencana strategis pemberi kerja haruslah mengatur sasaran pelatihannya. Tujuannya untuk mengidentifikasi perilaku karyawan yang dibutuhkan perusahaan untuk melaksanakan strateginya. Dari sana dapat disimpulkan kompetensi yang dibutuhkan karyawan. Kemudian menerapkan sasaran dan program pelatihan untuk menanamkan kompetensi tersebut.

3. Pelatihan dan Kinerja

Pelatihan berperingkat lebih tinggi dibandingkan penilaian dan umpan balik dan tepat di bawah penetapan sasaran dalam pengaruhnya terhadap produktivitas. Sejumlah ahli menggunakan kalimat “pembelajaran dan kinerja” sebagai pengganti istilah pelatihan untuk menekankan bahwa pelatihan bertujuan untuk meningkatkan, baik pembelajaran organisasi maupun kinerja organisasi.

Melakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

Pada umumnya pelatihan bertujuan untuk meningkatkan kinerja saat ini, seperti melatih karyawan baru dan melatih karyawan lama yang kinerjanya kurang. Menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan saat ini lebih kompleks karena kita juga harus memastikan apakah pelatihan adalah solusinya.

1. Analisis Tugas: Menganalisis Kebutuhan Pelatihan Karyawan Baru

Khususnya pada kerja tingkat rendah, kebiasaannya adalah untuk mempekerjakan personel yang tidak berpengalaman dan melatih mereka. Tujuannya untuk memberikan keterampilan dan pengetahuan karyawan baru.

2. Manajemen Bakat: Menggunakan Profil dan Model Kompetensi

Praktik manajemen bakat yang terbaik menyarankan kita untuk menggunakan set kompetensi terkait pekerjaan yang sama untuk melatih karyawan dengan yang digunakan dalam merekrut, menyeleksi, menilai, dan membayarnya. Kita melihat bahwa hal ini acap kali dimulai dengan merangkum kompetensi manusia yang dibutuhkan dalam sebuah model kompetensi. Pemberi kerja kemudian dapat merancang program pelatihannya untuk menumbuhkan kompetensi ini.

3. Analisis Kinerja: Menganalisis Kebutuhan Pelatihan Karyawan yang Ada

Untuk karyawan yang berkinerja kurang baik kita tidak dapat berasumsi bahwa pelatihan adalah solusinya. Artinya kita membutuhkan analisis kinerja (performance analysis) yang merupakan proses untuk memverifikasi jika terdapat defisiensi kinerja dan menentukan apakah defisiensi tersebut harus dikoreksi melalui pelatihan atau melalui cara lainnya.

Mendesain Program Pelatihan

Mendesain berarti merencanakan keseluruhan program pelatihan termasuk tujuan pelatihan, metode penyampaian, dan evaluasi program. Sub-langkahnya meliputi penetapan tujuan kinerja, menciptakan bagan pelatihan yang terperinci, memilih metode pemberian program, dan memverifikasi desain program keseluruhan dengan manajemen.

1. Menetapkan Tujuan Pembelajaran

Pelatihan, pengembangan, pembelajaran, atau secara lebih umum tujuan intruksional harus menetapkan hal yang dapat diukur mengenai apa yang harus mampu dilakukan oleh peserta pelatihan setelah menyelesaikan program pelatihan dengan berhasil.

2. Menciptakan Lingkungan Pembelajaran Motivasional

Pelatihan yang terbaik tidak dimula dengan kuliah tetapi dengan membuat materinya bermakna. Hal yang sama berlaku dalam pekerjaan, pembelajaran membutuhkan baik kemampuan maupun motivasi, dan program pelatihan harus mempertimbangkan keduanya.

3. Membuat Pembelajaran Berarti

Pembelajar akan lebih termotivasi untuk mempelajari sesuatu yang berarti bagi mereka. Oleh karena itu, pada awal pelatihan berikan pandangan menyeluruh mengenai materi yang akan kita berikan, menggunakan contoh yang familier, organisasilah informasi sehingga kita dapat mempresentasikannya secara logis dalam unit yang berarti, gunakan bantuan visual, dan ciptakan persepsi kebutuhan akan pelatihan dalam benak peserta pelatihan.

4. Membuat Transfer Keterampilan Jelas dan Mudah

Untuk memudahkan transfer keterampilan dan perilaku baru dari tempat pelatihan ke tempat kerja kita harus memaksimalkan kemiripan antara situasi pelatihan dan situasi kerja, memberikan pelatihan yang memadai, memberikan label dan identifikasi setiap fitur dari mesin atau langkah-langkah dalam proses tersebut, mengarahkan perhatian peserta pelatihan pada aspek-aspek penting dari pekerjaan tersebut, memberikan informasi di awal, dan peserta pelatihan akan belajar paling baik dengan kecepatan mereka sendiri.

5. Mengembangkan Program

Ini berarti memilih isi aktual yang akan diberikan oleh program tersebut serta mendesain atau memilih metode instruksional spesifik yang akan digunakan, perlengkapan dan materi pelatihan serta materi pendukung. Mengimplementasikan berarti benar-benar memberikan pelatihan tersebut, menggunakan salah satu atau lebih metode instruksional (seperti kuliah).

Mengimplementasikan Program Pelatihan

1. Pelatihan On The Job (on-the-job training--OJT)

Berarti meminta seseorang mempelajari suatu pekerjaan dengan benar-benar melakukannya. Pelatihan On The Job yang paling dikenal adalah coaching atau metode pemain pengganti. Hanya melibatkan pengamatan terhadap penyelia atau meminta penyelia atau ahli pekerjaan tersebut memperlihatkan cara mempekerjakannya kepada karyawan baru, langkah demi langkah.

2. Proses OJT (On The Job) berikut langkah yang dapat membantu memastikan keberhasilan OJT: menyiapkan pembelajar, mempresentasikan operasinya, melakukan uji coba, dan melakukan tindak lanjut.

3. Pelatihan Magang

Adalah proses orang menjadi pekerja terampil, biasanya melalui kombinasi pembelajaran formal dan pelatihan on the job jangka panjang, biasanya di bawah pengawasan seorang pekerja ahli.

4. Pembelajaran Informal

Pemberi kerja dapat memfasilitasi pembelajaran informal. Contoh sebuah pabrik Siemens menaruh alat-alat di area kafetaria untuk memanfaatkan diskusi terkait pekerjaan yang terjadi. Bahkan, memasang papan putih dengan spidol dapat memfasilitas pembelajaran informal.

5. Pelatihan Instruksi Pekerjaan

Pelatihan langkah demi langkah ini disebut pelatihan instruksi pekerjaan (JIT). Pertama-tama, buatlah daftar langkah-langkah yang diperlukan dalam pekerjaan tersebut. Kemudian, sebutkan poin kunci yang berhubungan (jika ada) di samping setiap langkah.

6. Kuliah

Adalah cara cepat dan sederhana untuk memberikan pengetahuan kepada sekelompok besar peserta pelatihan, seperti ketika angkatan penjualan harus mempelajari fitur produk baru.

7. Pembelajaran Terprogram

Adalah metode pembelajaran diri langkah demi langkah yang terdiri atas tiga bagian yaitu :

1. Memberikan pertanyaan, fakta atau permasalah pada pembelajar.

2. Memberi kesempatan kepada orang tersebut untuk merespons.

3. Memberikan umpan balik pada akurasi jawabannya, dengan instruksi mengenai apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Secara umum pembelajaran terprogram menghadirkan fakta dan pertanyaan tindak lanjut

kerangka demi kerangka.

Sistem bimbingan cerdas membawa pembelajaran terpogram satu langkah lebih jauh. selain program pembelajaran yang biasa, sistem bimbingan cerdas terkomputerisasi mempelajari pertanyaan dan pendekatan mana yang berhasil untuk pembelajar tersebut, dan kemudian menyesuaikan urut-urutan instruksional untuk kebutuhan unik peserta tersebut.

8. Pemodelan Perilaku

Melibatkan: memperlihatkan kepada peserta pelatihan cara yang tepat untuk melakukan suatu hal, membiarkan peserta pelatihan berpraktik dengan cara itu kemudian, memberikan umpan balik terhadap kinerja peserta pelatihan. Prosedur dasarnya adalah sebagai berikut :

a. Pemodelan.

b. Permainan Peran.

c. Penguatan Sosial.

d. Transfer Pelatihan.

9. Pelatihan Berbasis Audiovisual

Meskipun telah semakin tergantikan oleh metode berbasis situs, teknik pelatihan berbasis audiviosual seperti DVD, film, PowerPoint, dan audiotipe masih populer.

10. Pelatihan Ruang Depan

Peserta pelatihan belajar dengan perlengkapan aktual atau simulasi tetapi dilatih off the job (mungkin disebuah ruangan terpisah atau ruang depan). Pelatihan ruang depan diperlukan ketika terlalu mahal atau berbahaya melatih karyawan pada pekerjaan. Meletakkan pada lini perakitan langsung pada pekerjaan dapat memperlambat produksi.

11. Sistem Dukungan Kinerja Elektronik (Electronic Performance Support Systems-EPSS)

Merupakan alat dan tampilan terkomputerisasi yang mengotomasikan pelatihan, dokumentasi dan dukungan telepon. Bantuan pekerjaan (job aids) adalah sekumpulan instruksi, diagram atau metode serupa yang tersedia di tempat kerja untuk memandu pekerja.

12. Konferensi Video

Melibatkan pengiriman program melalui saluran pita lebar, internet atau satelit.

a. Pelatihan Berbasis Komputer (Computer Based Training-CBT)

Merujuk pada metode pelatihan yang menggunakan sistem interaktif berbasis komputer untuk meningkatkan pengetahuan atau keterampilan. Pelatihan multimedia interaktif mengintegrasikan penggunaan teks, video, grafik, foto, animasi dan suara untuk menciptakan lingkungan pelatihan yang kompleks tempat peserta pelatihan berinteraksi.

b. Pembelajaran dengan Simulasi

Realitas maya menempatkan pelatihan dalam sebuah lingkungan tidak berdimensi artifisial yang menyimulasikan kejadian dan situasi yang dialami pada pekerjaan, Contoh angkatan bersenjata Amerika Serikat menggunakan program pelatihan berbasis simulasi untuk tentara dan petugas.

c. Environmental Tectonics Corporation

Berbasis di Orlando menciptakan sebuah simulasi manajemen bencana tahap lanjut untuk peserta medis darurat. Simulasi pelatihan membutuhkan biaya mahal untuk diciptakan, tetapi bagi perusahaan besar biaya per karyawannya biasanya cukup masuk akal. Secara umum teknologi interaktif dan simulasi mengurangi waktu pembelajaran secara rata-rata 50 persen. Keuntungan lainnya meliputi penugasan pembelajaran retensi yang meningkat dan meningkatnya motivasi pelatihan.

d. Teknik Pembelajaran Seumur Hidup dan Literasi

Berarti memberi karyawan pengalaman pembelajaran secara kontinu selama masa kerja mereka dengan perusahaan, dengan tujuan untuk memastikan bahwa mereka mempunyai kesempatan untuk mempelajari keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dan untuk mengembangkan cakrawala mereka.

e. Pelatihan Literasi

Pemberi kerja biasanya memilih perusahaan swasta seperti Education Management Corporation untuk memberikan pendidikan yang diperlukan. Pendekatan sederhana lainnya adalah meminta penyelia mengajarkan keterampilan dasar dengan memberikan latihan menulis dan berbicara pada karyawan.

f. Pelatihan TIM

Berfokus pada masalah-masalah teknis, interpersonal, dan manajemen tim. Dalam hal pelatihan teknis misalnya manajemen mendorong karyawan tim untuk saling mempelajari pekerjaan satu sama lain, untuk mendorong penugasan tim yang fleksibel. Pelatihan silang berarti melatih karyawan untuk melakukan tugas dan pekerjaan yang berbeda dari tgas atau pekerjaan mereka sendiri. Oleh karena itu tim disini meliputi pelatihan keterampilan interpersonal seperti mendengarkan, menangani, konflik dan bernegosiasi.

Meningkatkan Kinerja Melalui SISDM

1. Pelatihan Berbasis Internet

Pemberi kerja menggunakan pembelajaran berbasis internet untuk memberikan hampir semua jenis pelatihan. Contoh ADP melatih tenaga penjualan baru mereka secara daring menggunakan sistem manajemen pembelajaran Blackboard yang serupa dengan yang digunakan oleh mahasiswa perguruan tinggi.

2.Portal Pembelajaran

Adalah bagian dari situs jejaring pemberi kerja yang menawarkan akses daring kepada karyawan pada mata pembelajaran pelatihan. Yang paling terjadi pemberi kerja melakukan kontrak dengan penyedia layanan aplikasi.

3.Sistem Manajemen Pembelajaran

Merupakan piranti lunak khusus yang mendukung pelatihan internet dengan membantu pemberi kerja mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan untuk menjadwalkan, menyampaikan, menilai dan mengelola pelatihan daring itu sendiri. Beberapa pemberi kerja memilih pembelajaran campuran.

4.Ruang Kelas Maya

Menggunakan peranti lunak kolaborasi untuk memungkinkan lebih dari satu pembelajar di tempat yang jauh, dengan menggunakan komputer atau laptop mereka untuk berpartisipasi dalam diskusi audio dan visual secara langsung berkomunikasi melalui teks tertulis, dan belajar materi seperti slide show power point.

5.Pembelajaran Bergerak

Berarti memberikan materi pembelajaran atas permintaan pembelajar melalui piranti bergerak. Untuk memberi pelatihan dan mengunduh topik-topik mengenai cara melakukan penjualan hingga optimalisasi perubahan organisasi. IBM menggunakan pembelajaran bergerak untuk memberikan informasi just in time.

Media Sosial dan SDM

Pemberi kerja menggunakan media sosial seperti linkedln, facebook, twitter dan dunia maya seperti second life untuk mengomunikasikan berita dan pesan perusahaan dan memberikan pelatihan. Pembelajaran adalah pembelajaran yang menggunakan teknologi daring seperti jejaring sosial, dunia maya dan sistem yang memadukan pengiriman sinkron dan tidak sinkron blog, ruang obrolan, pembagian bookmark dan alat-alat seperti simulasi 3-D.

1. Menciptakan Program Pelatihan Sendiri

Tanpa pelatihan yang dibutuhkan, kinerja tim kita mungkin akan buruk. Jika demikian kita menggunakan beberapa pilihan. Pertama, baik bagi manajer secara individual maupun bagi pemilik bisnis kecil, terdapat ratusan pemasok paket solusi pelatihan. Kedua, perusahaan berukuran kecil dan menengah juga mungkin ingin memanfaatkan tren baru menuju outsourced learning. Ketiga kita dapat menciptakan program pelatihan, tanpa biaya dengan menggunakan proses berikut :

a. Tetapkan tujuan pelatihan.

b. Tuliskan deskripsi pekerjaan yang terperinci.

c. Kembangkan formulir catatan analisis tugas singkat.

d. Kembangkan lembar instruksi pekerjaan.

e. Siapkan paket pelatihan untuk pekerjaan tersebut.

Juga harus memutuskan media mana yang harus digunakan dalam program pelatihan.

Menerapkan Program Pengembangan Manajemen

Pengembangan manajemen (manajemen development) merupakan segala usaha untuk meningkatkan kinerja manajerial dengan memberikan pengetahuan, mengubah sikap, atau meningkatkan keterampilan.

1. Strategi dan Pengembangan

Seperti halnya perencanaan suksesi, program pengembangan manajemen harus berakar dari strategi pemberi kerja dan rencana personel. Adapun proses pengembangan manajemen terdiri atas: menilai kubutuhan strategis perusahaan, menilai kinerja dan keterampilan manajer yang ada, dan mengembangkan manajer tersebut untuk mengisi posisi.

2. Penilaian Kandidat dan Jaringan 9-Kotak

Beberapa manajer berpotensi tinggi gagal dalam pekerjaan mereka, sementara beberapa manajer yang tampaknya berpotensi rendah dapat berhasil. Untuk memilih siapa yang akan dikirim untuk menjalani program pengembangan yang mahal, pemberi kerja dapat menggunakan alat Jaringan 9-Kotak. Alat ini memperlihatkan potensi dari rendah, hingga menengah, hingga tinggi pada sumber vertikal, dan kinerja dari rendah hingga menengah hingga tinggi di bagian dasarnya—seluruhnya Sembilan kemungkinan kotak.

3. Pelatihan On-the-Job Manajerial

Metode pelatihan on-the-job manajerial meliputi rotasi pekerjaan, pendekatan pemain pengganti (coaching), dan pembelajaran tindakan. Rotasi pekerjaan merupakan sebuah teknik pelatihan manajemen yang melibatkan pemindahan peserta pelatihan dari satu departemen ke departemen lain untuk memperluas pengalamannya dan untuk mengidentifikasi titik kuat dan lemah.

Pembelajaran tindakan merupakan sebuah teknik pelatihan yang mana peserta pelatihan manajemen diizinkan untuk bekerja purna waktu untuk menganalisis dan memecahkan permasalahan di departemen lain.

4. Pelatihan dan Teknik Pengembangan Manajemen di Luar Pekerjaan (off-the-job)

Metode pelatihan off-the-job manajerial meliputi metode studi kasus, permainan manajemen, seminar di luar, program terkait universitas, permainan peran, universitas korporat, dan executive coach. Metode studi kasus merupakan pengembangan yang mana manajer diberi deskripsi tertulis dari permasalahan organisasi untuk didiagnosis dan dipecahkan.

Permainan manajemen (management game) teknik pengembangan yang mana tim yang terdiri atas manajer-manajer bersaing dengan mengambil keputusan terkomputerisasi mengenai situasi simulasi realistis. Permainan peran (role playing) adalah untuk menciptakan situasi realistis dan kemudian meminta peserta pelatihan untuk mengambil bagian dari orang tertentu dalam situasi tersebut.

Pusat pengembangan dalam perusahaan (in-house development centers) atau sering disebut universitas korporat merupakan metode berbasis perusahaan untuk memaparkan manajer prospektif terhadap latihan realistis untuk mengembangkan keterampilan manajemen yang lebih baik.

Executive coach merupakan seorang konsultan dari luar yang menanyai rekan-rekan eksekutif tersebut untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan eksekutif, dan kemudian menasihati si eksekutif sehingga dapat memanfaatkan kekuatan-kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan-kelemahannya.

Mengelola Program Perubahan Organisasi

Menurut CEO Nokia Stephen Elop membutuhkan proses delapan langkah untuk memimpin perubahan.

a. Tahap Pencairan

1. Membangun rasa urgensi

2. Memobilisasi komitmen

b. Tahap Penggerakan

1. Menciptakan koalisi pemandu

2. Mengembangkan dan mengomunikasikan visi bersama

3. Membantu karyawan melakukan perubahan

4. Mengonsolidasikan keuntungan dan menghasilkan lebih banyak perubahan

c. Tahap Pembekuan Kembali

1. Kuatkan cara-cara baru untuk melakukan hal-hal dengan perubahan SOP.

2. Pemimpin harus memantau dan menilai kemajuan.

Mengevaluasi Upaya Pelatihan

Dengan penekanan untuk mengukur hasil di masa kini, krusial bagi manjer untuk mengevalusai program pelatihan. Terdapat dua masalah mendasar ketika mengevaluasi program pelatihan yaitu sebagai berikut:

1. Mendesain Studi

Dalam memutuskan cara untuk mendesain studi evaluasi, perlu dilakukan eksperimen terkontrol yaitu metode formal untuk menguji efektivitas program pelatihan, lebih baik dengan sebelum dan setelah uji dan kelompok kontrol.

2. Pengaruh Pelatihan yang Harus Diukur

Manajer dapat mengukur empat kategori dasar hasil atau pengaruh pelatihan melalui: reaksi, pembelajaran, perilaku, dan hasil.

Berdasarkan apa yang sudah makalahmanejemen.com paparkan dalam makalah ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Menyambut karyawan baru masuk ke perusahaan dan mengikuti kecepatan perusahaan dimulai dengan orientasi dan pelatihan.

2. Manajer perusahaan dapat menggunakan akronim ADDIE untuk menguraikan proses pelatihan.

3. Secara umum metode pelatihan berguna bagi semua karyawan, tetapi beberapa diantaranya terutama sesuai untuk program pengembangan manajemen.

4. Ketika dihadapkan pada tantangan ekonomi, kompetitif, atau tantangan lainnya, manajer harus melaksanakan program perubahan organisasi.

5. Apapun program pelatihannya, penting bagi manajer SDM untuk mengevaluasi upaya pelatihan tersebut.