Ruang Lingkup Rekrutmen Pegawai

Ada beberapa klasifikasi yang didasarkan atas jangka waktu dan ruang lingkup dalam rekrutmen pegawai. Jika rekrutmen pegawai diklasifikasikan menurut ruang lingkupnya maka ada 5 klasifikasi ruang lingkup yang umum dalam melaksanakan rekrutmen pegawai, yaitu adanya perencanaan rekrutmen, adanya panitia seleksi, pelaksanaan seleksi, teknik seleksi, dan penempatan pegawai.

Berikut adalah ruang lingkup rekrutmen pegawai.

1. Perencanaan Rekrutmen

Suatu perencanaan rekrutmen akan berfokus pada hal-hal yang berkaitan dengan langkah-langkah tentang apa yang akan dicapai dan bagaimana melaksanakannya. Esensinya perencanaan rekrutmen akan menetapkan tujuan-tujuan untuk langkah pelaksanaan rekrutmen dan adanya sarana yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Ada beberapa elemen dalam melakukan perencanaan yaitu sebagai berikut.

Tujuan : menetapkan kondisi masa depan yang diharapkan oleh seorang perencana tentang apa yang ingin dicapai yang meliputi komponen teknik, waktu, kapan akan dilaksanakan, dan kapan akan selesai.

Tindakan : menetapkan sarana prasarana atau aktivitas-aktivitas khusus yang direncanakan untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan rekrutmen.

Sumber daya : merupakan hambatan-hambatan atau kelancaran-kelancaran yang akan dipakai, baik itu sumber daya manusia maupun sumber daya materiil.

2. Panitia Seleksi

Panitia seleksi ini akan dijalankan oleh sumber daya manusia (SDM) yang melakukan pengelolaan seleksi. Panitia menyiapkan segala sesuatu berkaitan dengan pelaksanaan seleksi yang meliputi pelaksanaan koordinasi, menyusun teknik seleksi, menyusun metode, menyiapkan soal-soal dan meteri tes, menyiapkan tempat, menentukan dan mengumumkan kelulusan.

3. Pelaksanaan Seleksi

Pelaksanaan seleksi adalah tahap para calon pegawai melaksanakan tes sebagai syarat mutlak dalam metode rekrutmen pegawai. Seleksi pada dasarnya merupakan proses untuk menentukan siapa yang paling sesuai dengan syarat-syarat tenaga kerja di antara para pelamar untuk pekerjaan yang akan diberikan jabatan-jabatan dalam organisasi. Tahap inilah yang akan menentukan diterima tidaknya seseorang yang melakukan pelamaran pekerjaan. Proses seleksi ini merupakan tingkat permulaan untuk membuat mutu pegawai dalam organisasi secara qualified sebagai basic guna menjalankan kinerja organisasi. Kelulusan akan ditentukan oleh hasil tes, baik dari tes yang sifatnya tertulis dengan metode pengerjaan soal ujian maupun yang sifatnya wawancara yang kelulusannya akan ditentukan oleh pewawancara. Dalam pelaksanaan seleksi ini panitia melakukan fungsi pengawasan dan pengendalian guna kelancaran tes tersebut.

4. Teknik Seleksi

Dalam melakukan seleksi tentunya harus dilakukan dengan teknik dan prosedur yang benar, menurut Flippo (1992) prosedur seleksi meliputi beberapa tahap, di antaranya ada wawancara awal, formulir lamaran, pemeriksaan referensi, tes psikologi, wawancara penempatan tenaga, persetujuan penyelia, ujian kesehatan jasmani, dan perkenalan atau orientasi. Menurut Herbert dan Arthur (dalam Moekijat) langkah-langkah dalam proses seleksi diawali dengan melakukan penerimaan lamaran dari para calon pegawai yang tentunya secara administratif sudah sesuai dengan persyaratan jabatan sebagaimana telah ditentukan. Kemudian melakukan wawancara pendahuluan yang materinya hanya menanyakan pada substansi kepribadian pelamar dan dilanjutkan dengan pengisian formulir lamaran plus berkas-berkas sebagaimana yang telah dipersyaratkan untuk diisi. Selanjutnya, melakukan ujian – wawancara substansi kompetensi pekerjaan yang dilamar – pemeriksaan latar belakang – seleksi pendahuluan oleh bagian pegawai – seleksi akhir oleh supervisor – pemeriksaan badan atau yang lebih dikenal dengan tes kesehatan – pengumuman dan penempatan pegawai. Lebih rincinya dapat dilihat pada Gambar berikut ini.

Gambar Proses Seleksi Pegawai

Menurut Eugene (dalam Sulistiyani, 2005) ada beberapa jenis atau teknik dalam melakukan suatu seleksi, antara lain berikut ini :

a. Interview

Merupakan teknik seleksi yang umum digunakan baik yang menggunakan metode one to one interview ataupun panel interview, hal ini dilakukan karena akan lebih mengetahui karakter calon pegawai secara langsung. Interview sebaiknya dilakukan oleh tenaga spesialis yang mendapat tugas untuk mewawancarai pelamar dan akan lebih baik apabila calon atasannya langsung ikut mewawancarainya.

Pentingnya atasan langsung untuk ikut mewawancarai calon pegawai adalah :

(1) untuk memberikan informasi tambahan yang menyangkut tugas pekerjaan calon yang sangat mungkin bersifat teknis dan tidak bisa diberikan oleh tenaga spesialis yang mengelola SDM dalam organisasi;

2) agar atasan langsung tersebut langsung menilai apakah pelamar akan cocok bekerja dalam organisasi atau tidak.

b. Tes psikologi

Paling tidak minimal biasanya ada 2 macam yang merupakan bagian dari tes psikologi yang sering digunakan dalam proses seleksi, yaitu tes inteligensia dan tes kepribadian. Pertama, tes inteligensia berupa tes berbentuk kemampuan numerik dan verbal dengan pertanyaan berupa kosakata, kemiripan, kebalikan, perhitungan aritmatik (umum). Melalui tes ini seorang calon dapat diukur kecerdasannya paling tidak melalui ketepatan waktu dalam menyelesaikan ujian, ketepatan menjawab soal, penyerapan informasi dalam soal-soal yang dikerjakan, dan mempelajari sesuatu dengan kecermatan. Kedua, tes kepribadian berupa tes yang dimaksudkan untuk mencocokkan kepribadian pelamar dengan kompetensi individunya. Kepribadian ini sangat berhubungan dengan kompetensi individu untuk melakukan suatu pekerjaan secara efektif. Adapun karakteristik tes kepribadian yang baik adalah adanya alat ukur yang membedakan antara individu-individu, tes dapat diandalkan dengan valid, dan tes sudah distandarisasi dengan tepat saat digunakan pada sampel yang signifikan dari populasi.

c. Tes pekerjaan

Merupakan hal yang dilakukan dengan cara tes behavioral atau tes in tray, caranya kandidat diminta mempresentasikan sampel pekerjaan seandainya mereka diterima menjadi pegawai.

d. Pusat penilaian

Dalam hal ini penilaian seleksi menggunakan beragam metode seleksi untuk mendapatkan pengambilan keputusan guna mendapatkan pegawai yang diinginkan sesuai dengan kompetensinya. Metode yang diterapkan biasanya termasuk interview, tes psikomotorik, pelatihan individu atau kelompok, in tray. Pusat penilaian ini fungsi utamanya, yaitu melakukan penilaian terhadap semua calon pegawai dalam tahap seleksi dengan menggunakan metode sebagai mana telah ditentukan. Harapan dari pelaksanaan penilaian ini tentunya untuk mendapatkan pegawai-pegawai sebagaimana yang betul-betul dibutuhkan oleh organisasi.

e. Biodata

Merupakan semua data-data yang ada dalam surat lamaran dan telah diajukan atau tertera dalam lampiran surat lamaran, yang biasanya berisi nama, umur, pendidikan, alamat, pengalaman kerja. Biodata ini sangat penting dan dibutuhkan sekali karena sebagai potret identitas diri bagi para calon pegawai. Dari data-data yang ada tim seleksi dapat memperoleh gambaran tentang semua latar belakang dan pengalaman yang ada dari para calon pegawai tersebut.

f. Referensi

Merupakan suatu input yang penting dalam seleksi pegawai, yang biasanya merepresentasikan dukungan dari yang mengetahui betul tentang identitas, karakter, dan pengalaman dari calon pegawai. Biasanya referensi yang bisa diandalkan adalah bentuk referensi yang telah disiapkan secara khusus guna merespons item-item ketentuan sebagaimana yang telah dipersyaratkan oleh suatu organisasi. Fungsi referensi ini hakikatnya untuk mendapatkan konfirmasi bahwa informasi yang diberikan kandidat atau pelamar adalah benar.

5. Penempatan Pegawai

Penempatan pegawai harus disesuaikan jabatan yang dilamar dengan kompetensi yang sesuai bidangnya dari hasil tes seleksi. Penempatan pegawai ini juga merupakan masalah yang krusial, sebab bila organisasi salah dalam penempatan pegawai bisa menyebabkan rusaknya tatanan dan kinerja pada organisasi tersebut.

RUANG LINGKUP PERENCANAAN PEGAWAI

Ada beberapa ruang lingkup kegiatan yang berkaitan dengan proses perencanaan pegawai (Tomas H. Stone dalam Moekijat, 1991) di antaranya berikut ini:

1. Meramalkan Kebutuhan Pegawai yang Akan Datang

Ramalan tentang kebutuhan pegawai yang akan datang didasarkan atas ramalan tentang permintaan akan produk-produk, jasa-jasa, hakikat jabatan-jabatan dan persyaratan-persyaratannya untuk waktu yang akan datang. Hal tersebut termasuk dalam kebutuhan pegawai adalah jenis kecakapan yang diperlukan. Apabila permintaan produk-produk dan jasa-jasa meningkat hal ini akan mengakibatkan kebutuhan pegawai meningkat pula. Sebaliknya, apabila permintaan produk-produk dan jasa-jasa berkurang maka kebutuhan pegawai juga akan menurun.

2. Memproyeksikan Persediaan Pegawai yang Akan Datang

Maksud dari proyeksi adalah perkiraan mengenai jenis dan jumlah pegawai yang diharapkan merupakan tenaga kerja organisasi pada waktu yang akan datang. Proyeksi didasarkan atas perkiraan secara cermat dari pegawai yang ada sekarang ditambah dengan pertimbangan mengenai gerakan pegawai yang bersangkutan sepanjang waktu dalam organisasi. Meskipun proyeksi mengenai adanya pegawai yang akan datang sudah didasarkan atas penilaian persediaan pegawai saat ini, proyeksi menganggap bahwa pegawai yang tersedia sampai satu, dua, tiga atau empat tahun ke depan dirasa sudah tidak tepat karena pertimbangan berbagai hal. Dengan demikian metode memproyeksikan persediaan pegawai harus memperhatikan pola-pola gerakan pegawai di dalam, ke dalam, dan ke luar organisasi. Pola-pola gerakan demikian disebut aliran pegawai, yang meliputi promosi, pemindahan atau pemberhentian.

3. Membandingkan Kebutuhan yang Diramalkan dengan Persediaan yang Diproyeksikan

Membandingkan kebutuhan pegawai diramalkan dengan memproyeksikan persediaan pegawai internal sehingga kebutuhan pegawai yang sebenarnya dapat ditentukan. Kebutuhan pegawai yang sebenarnya dapat ditentukan dengan metode penghitungan plus atau minus, plus menunjukkan kelebihan persediaan pegawai sedangkan minus menunjukkan kekurangan dalam persediaan pegawai. Proses perbandingan hendaknya juga mengandung perbandingan kecakapan dan diperlukan oleh jabatan-jabatan yang mempunyai ramalan kekurangan dengan kebutuhan kecakapan dari jabatan-jabatan yang mempunyai kelebihan peramalan. Data ini sangat berguna bagi perencanaan dalam perencanaan pegawai berikutnya, yaitu untuk menentukan kebijakan-kebijakan dan program-program dalam menangani pegawai.

4. Merencanakan Kebijaksanaan-kebijaksanaan dan Program-program untuk Memenuhi Kebutuhan Pegawai

Dalam merencanakan kebijakan dan program organisasi berusaha menghindarkan terjadinya kelebihan pegawai karena hal itu akan mengurangi keefektifan organisasi dan mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar. Suatu pendekatan yang lazim terhadap adanya kelebihan pegawai adalah dengan membatasi penerimaan pegawai, promosi, dan rotasi.

Perencanaan pegawai ini akan menilai kebijakan dan program alternatif yang telah direncanakan untuk menangani kelebihan atau kekurangan pegawai yang sebelumnya telah diperkirakan. Kemudian sebagai pertimbangannya disampaikan kepada yang berhak disertai dengan rekomendasi untuk kebijakan-kebijakan dan program-program kepegawaian.

5. Menilai Keefektifan Perencanaan Pegawai

Suatu organisasi harus menilai usaha-usaha perencanaan pegawai untuk menentukan keefektifan guna mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perencanaan pegawai berusaha meramalkan kebutuhan pegawai dengan ukuran keefektifannya, yaitu dengan adanya perkiraan yang tepat. Ukuran perkiraan kebutuhan pegawai yang efektif adalah dengan melihat jumlah lowongan jabatan dan sudah berapa lama jabatan tersebut lowong serta bagaimana selama ini kinerja organisasinya. Adanya jabatan-jabatan yang lowong dalam jangka waktu yang lama dalam jumlah yang banyak menunjukkan kegagalan organisasi untuk merencanakan kebutuhan pegawai yang efektif.

Kemudian juga ada beberapa klasifikasi yang didasarkan atas jangka waktu dan ruang lingkup dalam perencanaan pegawai. Jika perencanaan pegawai diklasifikasikan menurut jangka waktu maka ada 3 klasifikasi yang umum, yaitu klasifikasi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.

Berikut adalah klasifikasi perencanaan pegawai:

a. Klasifikasi jangka pendek

Perencanaan pegawai disebut perencanaan jangka pendek, jika waktu perencanaan tersebut memakan waktu yang pendek, yaitu 0–1 tahun, hal ini dikarenakan adanya kebutuhan pegawai yang sangat mendesak karena tuntutan pekerjaan.

Sebagai contoh, Pemerintah Provinsi DKI Jakarta melaksanakan tender untuk pekerjaan sarana jalan dan halte untuk proyek transjakarta busway yang dimenangkan oleh PT Tirani. Proyek ini direncanakan akan memakan waktu 6 bulan, yang dilaksanakan 1 bulan terhitung setelah penandatanganan naskah tender. Apabila kesepakatan tender ditandatangani Bulan 1 Desember 2007 maka proyek pembuatan sarana jalan dan halte bus transjakarta tersebut harus dimulai oleh PT Tirani pada tanggal 1 Januari 2008 dan selesai pada 30 Juni 2008. Untuk memenuhi tuntutan pekerjaan yang mendesak ini PT Tirani harus menambah jumlah pegawai (untuk pekerja lapangan) guna memenuhi penyelesaian pekerjaan selama enam bulan tersebut. Adapun metodenya untuk memenuhi kebutuhan pegawai dalam jangka pendek khususnya untuk memenuhi tuntutan pekerjaan yang sangat mendesak pada suatu perusahaan biasanya direkrut secara kontrak.

Di samping itu, PT Tirani juga harus mencari beberapa pegawai untuk tenaga ahli atau pimpinan proyek yang punya kompetensi dalam bidang pembuatan sarana jalan dan halte bus. Seorang pimpinan proyek biasanya memerlukan spesifikasi tertentu baik ditinjau dari keahliannya pada bidang yang bersangkutan, kemampuan manajerialnya, di samping pendidikannya. Oleh karena PT Tirani tidak mempunyai PIMPRO (Pimpinan Proyek) dengan kualifikasi seperti itu maka PT Tirani harus merekrut atau mencari PIMPRO dari pihak di luar perusahaan. Perencanaan dari luar perusahaan yang meliputi deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan serta perekrutan tenaga lapangan secara kontrak, inilah yang dimaksud dengan perencanaan pegawai dalam jangka pendek.

b. Klasifikasi jangka menengah

Perencanaan pegawai disebut perencanaan jangka menengah jika waktu perencanaannya memakan waktu di atas 1 tahun sampai dengan 5 tahun.

Sebagai contoh, suatu Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) merencanakan akan membangun suatu Lembaga Bantuan Hukum (LBH) bagi korban lumpur di Sidoarjo, Jawa Timur. LBH tersebut tujuannya untuk membantu bagi korban-korban yang selama ini dirugikan atas timbulnya bencana luapan lumpur Lapindo, agar hak-haknya baik secara individu maupun sebagai warga negara tetap terpenuhi. Guna terealisasi dan terbentuknya lembaga tersebut di samping sarana lainnya, diperlukan sarana SDM, yaitu para pegawai yang profesional dan punya kompetensi di bidang hukum. Perencanaan pegawai ini dirancang hanya sebatas penyelesaian atas hak-hak korban lumpur Lapindo yang eksistensinya diperkirakan selesai dalam kurun waktu maksimal 5 tahun setelah awal terjadinya bencana. Apabila tugas dan hak-hak para korban Lapindo sudah selesai maka secara otomatis tugas dan peran LBH tersebut juga selesai, artinya peran dan keberadaan lembaga tersebut hanya diperuntukkan sebatas pemenuhan dan penyelesaian atas hak-hak korban Lapindo tersebut.

c. Klasifikasi jangka panjang

Perencanaan pegawai disebut perencanaan jangka panjang, jika waktu perencanaan tersebut memakan waktu yang lamanya di atas 5 tahun lebih. Biasanya perencanaan jangka panjang tersebut, bervariasi tergantung pada organisasi yang bersangkutan.

Sebagai contoh, suatu Organisasi Sosial Politik (ORSOSPOL)/Partai Politik (PARPOL) yang akan merencanakan program peningkatan perolehan suara dan merencanakan kadernya untuk bisa menduduki sebagai Presiden. Oleh karena pemilihan biasanya dilaksanakan minimal 5 tahun sekali maka langkah pertama yang menjadi target adalah menang dalam pemilu legislatif dulu. Kedua, setelah menang dalam pemilu legislatif mereka akan memobilisasi masa untuk menggoalkan jagonya sebagai Presiden yang itu tentunya akan memakan waktu yang sangat lama (lebih dari lima tahunan).