Rekrutmen Pegawai

Suatu organisasi kerja (publik atau privat) memerlukan sebuah tenaga kerja dalam usaha mewujudkan eksistensinya yang terarah untuk mencapai tujuannya. Tenaga kerja atau yang lebih dikenal dengan istilah pegawai berfungsi sebagai pelaksana pekerjaan yang menjadi tugas pokok pada organisasi tersebut. 

Oleh sebab itu, guna mencapai eksistensi tersebut diperlukan pegawai yang handal dan berkualitas, caranya dengan melakukan pengadaan (rekrutmen) pegawai secara profesional. Rekrutmen pegawai sebagai salah satu kegiatan manajemen sumber daya manusia (MSDM) manusia tidak dapat dilepaskan dengan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan/ jabatan sebagai hasil analisis jabatan. Rekrutmen pegawai juga tidak dapat dilepaskan dari kegiatan perencanaan pegawai dalam melakukan manajemen SDM. Adanya perencanaan akan mengetahui pekerjaan yang diperlukan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Maka dari itu dalam pengelolaan organisasi perlu memahami tentang pentingnya rekrutmen dan perencanaan, baik dari tataran konsep, fungsi maupun tujuan dan manfaatnya.

Pengertian rekrutmen ada bermacam-macam sebagaimana disampaikan oleh beberapa pakar atau ahli, yang intinya adalah usaha untuk mendapatkan pegawai pada suatu organisasi. Rekrutmen ini merupakan suatu kegiatan untuk mencari sebanyak-banyaknya calon tenaga kerja sesuai dengan formasi yang tersedia/dibutuhkan. Berikut adalah beberapa pengertian atau definisi tentang rekrutmen yang dipersepsikan oleh para ahli tersebut.

Menurut Ruky (2003), yang dimaksud dengan rekrutmen (recruitment) adalah sebuah proses mencari dan menarik (membujuk mereka untuk melamar) pelamar yang memenuhi syarat untuk mengisi jabatan tertentu. Sementara Gomes (1995) mengartikan bahwa rekrutmen sebagai suatu proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi. Andrew E. Sikula (1981) mengatakan bahwa “recuitment is the act or process of an organization attempting to obtain additional manpower for operational purpose”. 

Pendapat lain dikemukakan oleh Mathis dan Jackson (2002) dengan mengemukakan bahwa “recruitment, including the identification and evaluation of source, is a major step in the total staffing process. That process begins with the determination of manpower needs for the organization. It continues with inventories of capabilities, recruitment, selection, placement, and orientation”.

Menurut Nawawi (2005) mendefinisikan rekrutmen merupakan suatu proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang berkualitas untuk jabatan/pekerjaan utama (produk lini dan penunjangnya) di lingkungan suatu organisasi. Berdasarkan pengertian tersebut rekrutmen merupakan langkah pertama dalam rangka menerima seorang. 

Kegiatan rekrutmen ini menurut Nawawi (2005) di dalamnya terdapat 3 kegiatan pokok yang terdiri atas berikut ini:

1. Kegiatan Seleksi

Seleksi adalah proses penempatan keputusan dalam menerima atau tidak menerima, setelah mempertimbangkan pelamar (calon) untuk suatu pekerjaan/jabatan. Dengan demikian, berarti proses seleksi dilakukan dengan cara menempatkan karakteristik perilaku yang efektif dalam melaksanakan pekerjaan setiap jabatan yang memerlukan tenaga kerja sebagai persyaratan dan mengukur kemampuan calon berdasarkan karakteristik tersebut. Karakteristik pekerjaan/jabatan biasanya ditetapkan berdasarkan deskripsi atau spesifikasi pekerjaan/jabatan sebagai hasil analisis pekerjaan/jabatan.

2. Kegiatan Penempatan

Penempatan adalah penugasan seorang pekerja pada suatu jabatan atau unit kerja di lingkungan suatu organisasi. Dengan demikian, berarti penempatan merupakan pengisian jabatan yang kosong agar tugas pokok pada jabatan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu, melalui kegiatan sebelumnya harus diperoleh pekerjaan yang memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang akan menjadi tanggung jawabnya. Dengan demikian, calon pegawai yang ditempatkan harus memiliki kompetensi yang diperlukan untuk dapat melaksanakan pekerjaan dalam suatu jabatan secara efektif dan efisien.

3. Kegiatan Orientasi

Sosialisasi adalah proses orientasi seorang pekerja baru pada organisasi atau unit kerja tempatnya akan bertugas. Dengan demikian, berarti sosialisasi atau orientasi merupakan langkah pemantauan atau uji coba kepada seorang pegawai dalam melakukan pekerjaannya pada unit kerja yang telah ditentukan.

Masih menurut Nawawi (2005) terdapat 4 sikap yang berbeda di lingkungan organisasi (privat atau publik) dalam melakukan rekrutmen yaitu sebagai berikut:

a. Berdasarkan pasif tanpa diskriminatif

Sikap ini dimaksudkan adalah komitmen para eksekutif di lingkungan organisasi untuk meniadakan perbedaan dan memperlakukan secara sama dalam mengangkat, menggaji, dan memberikan promosi bagi para calon dan para pekerja. Rekrutmen tidak membedakan ras, jenis kelamin, suku, agama, dari para pelamar. Satu-satunya dasar yang diperlukan dalam rekrutmen adalah proses seleksi yang sama bagi semua calon/ pelamar.

b. Berdasarkan perbedaan

Rekrutmen dilakukan oleh organisasi dengan cara aktif mengelompokkan para pelamar dengan hanya menerima kelompok tertentu. Tidak seorang pun pelamar untuk bekerja yang dapat menolak diskriminasi bilamana latar belakang dan kondisinya sekarang tidak sesuai dengan kelompok yang akan diterima.

c. Berdasarkan prioritas

Rekrutmen dilakukan oleh organisasi dengan mendahulukan atau memprioritaskan kelompok tertentu. Cara ini tidak murni diskriminasi dan disebut dengan cara penjatahan lunak.

d. Berdasarkan sistem penjatahan

Rekrutmen ini dilakukan oleh organisasi dengan menetapkan jatah untuk kelompok tertentu. Rekrutmen tidak dilakukan bilamana tidak ada pelamar dari kelompok tersebut.

Schuler dan Jackson (1997) mengartikan bahwa rekrutmen adalah meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan atau organisasi dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Selain itu, rekrutmen harus dapat memenuhi kebutuhan para calon. 

Sebagai akibatnya, rekrutmen tidak hanya menarik minat seseorang untuk bekerja pada perusahaan atau organisasi, melainkan juga memperbesar ke-mungkinan untuk mempertahankan mereka setelah bekerja. Jadi, rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang digunakan untuk mendapatkan pelamar kerja yang telah memenuhi segala persyaratan. 

Kalau dilihat dari berbagai penjelasan di atas dapat dikemukakan ada dua istilah pokok dalam rekrutmen ini, pertama bahwa sebuah proses rekrutmen dimulai dengan pencarian calon dan terakhir sampai lamaran mereka diterima. Kedua, rekrutmen dapat juga diartikan sebagai mencakup semua kegiatan “rekrutmen, seleksi dan penempatan, bahkan orientasi, yaitu seluruh proses kegiatan mulai dari mencari sampai menempatkan dan orientasi pegawai”.

Adapun kegiatan kunci yang merupakan bagian dari rekrutmen adalah mencakup beberapa hal yang berkaitan dengan:

1) menentukan kebutuhan pegawai jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang pada suatu organisasi dalam hal jenis pekerjaan (job title) dan levelnya;

2) berupaya mendapatkan informasi mengenai perkembangan kondisi pasar tenaga kerja.

3) menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif;

4) menyusun program rekrutmen secara sistematis dan terpadu yang berhubungan dengan kegiatan sumber daya manusia lain dan dengan kerja sama antara manajer lini dan karyawan;

5) mendapatkan calon karyawan yang berbobot atau memenuhi syarat;

6) mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode rekrutmennya;

7) melakukan tindak lanjut terhadap para calon karyawan baik yang diterima maupun yang ditolak, guna mengevaluasi efektif/tidaknya rekrutmen yang dilakukan.

Tujuan umum rekrutmen adalah menyediakan karyawan yang memenuhi syarat-syarat bagi segala kebutuhan organisasi dan tujuan yang lebih spesifiknya antara lain berikut ini :

1) Agar konsisten dengan strategi, wawasan, dan nilai-nilai organisasi.

2) Untuk menentukan kebutuhan rekrutmen organisasi di masa sekarang dan masa datang berkaitan dengan perubahan besar dalam suatu organisasi harus melaksanakan perencanaan SDM, pekerjaan desain, dan analisis jabatan.

3) Untuk meningkatkan calon karyawan yang memenuhi syarat seefisien mungkin.

4) Untuk mendukung inisiatif organisasi dalam mengelola tenaga kerja yang beragam.

5) Untuk membantu meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan mengurangi calon karyawan yang sudah jelas tidak memenuhi syarat atau yang terlalu tinggi kualifikasinya.

6) Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja.

7) Untuk mengoordinasikan upaya rekrutmen dengan program seleksi dan pelatihan.

8) Untuk mengevaluasi efektif tidaknya berbagai teknik dan lokasi rekrutmen bagi semua pelamar kerja.

9) Untuk memenuhi tanggung jawab organisasi terhadap program-program tindakan afirmatif dan pertimbangan hukum dan sosial lain menurut komposisi tenaga kerja.

Ishak Arep dan Hendri Tanjung dalam Bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2003) mengartikan rekrutmen adalah kegiatan atau aktivitas perusahaan yang ditujukan untuk menarik tenaga kerja yang potensial. Aktivitas rekrutmen dirancang untuk memengaruhi jumlah orang yang melamar suatu pekerjaan dan tipe pelamar. 

Tujuan dari program rekrutmen adalah agar organisasi memiliki pelamar-pelamar berkualitas yang dibutuhkan untuk mengisi pekerjaan yang lowong. Lebih lanjut menurut Ishak Arep dan Hendri Tanjung setiap organisasi atau perusahaan memiliki 3 area yang diputuskan tentang rekrutmen yaitu (1) kebijakan personalia, memengaruhi jenis pekerjaan yang ditawarkan; (2) sumber rekrutmen sering digunakan pelamar memengaruhi jenis orang yang akan dilamar; (3) karakteristik dan perilaku perekrut yang memengaruhi keyakinan pelamar terhadap pekerjaannya. Adapun proses rekrutmen dan faktor-faktor yang memengaruhi dapat dilihat pada Gambar dibawah ini:

Gambar Proses Rekrutmen terhadap Pilihan Pekerjaan

Rekrutmen pegawai di lingkungan organisasi pemerintahan Pegawai Negeri Sipil (PNS) didasarkan oleh Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 Tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil Jo Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002. Pengadaan PNS ini pada intinya adalah kegiatan untuk mengisi formasi PNS yang lowong, bisa disebabkan oleh PNS yang berhenti, meninggal dunia, dan pengembangan organisasi pemerintah. Pengadaan PNS dilakukan mulai dari perencanaan (penetapan formasi), pengumuman penerimaan PNS, pelamaran, penyaringan (seleksi), pengangkatan sebagai CPNS dan PNS, sampai penempatan. 

Dalam Pasal 16 ayat (1) Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, menyebutkan juga bahwa pengadaan PNS adalah untuk mengisi formasi yang lowong.

Secara lebih khusus, dalam Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun 2005 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil Tahun 2005 disebutkan bahwa pengadaan CPNS adalah proses kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong dimulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan, penetapan kelulusan, penetapan Nomor Identitas Pegawai (NIP) sampai dengan pengangkatan sebagai CPNS, baik yang berasal dari pelamar umum maupun dari tenaga honorer. 

Tenaga honorer adalah seseorang yang diangkat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain dalam pemerintahan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu pada instansi pemerintah atau yang penghasilannya menjadi beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).

Burhanuddin A. Tayibnapis (1995), mengatakan bahwa pengadaan pegawai merupakan langkah awal dari pelaksanaan rencana kepegawaian, yang bertujuan untuk memperoleh tenaga-tenaga potensial dari masyarakat. Rekrutmen atau pengadaan pegawai pada dasarnya adalah upaya untuk menarik minat tenaga kerja di masyarakat agar bersedia mengajukan lamaran sebagai CPNS. Berdasarkan pemahaman itu maka yang perlu dipahami bahwa rekrutmen dalam konteks kepegawaian PNS adalah rekrutmen calon-calon pegawai, dalam hal ini adalah Calon PNS (CPNS). 

Istilah yang digunakan adalah pengadaan CPNS. Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa secara teknis operasional, pengadaan CPNS tahun 2005 diatur dalam Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun 2005 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil Tahun 2005. Tujuan dari disusunnya pedoman ini adalah sebagai acuan bagi Pejabat Pembina Kepegawaian terkait dalam pelaksanaan CPNS guna tercapainya dua hal, yaitu memperoleh CPNS yang profesional, jujur, bertanggung jawab, netral, dan memiliki kompetensi sesuai dengan tugas/jabatan yang akan diduduki; mencegah terjadinya korupsi, kolusi, dan nepotisme dalam penerimaan CPNS.

Lowongnya formasi dalam suatu organisasi pada umumnya disebabkan oleh dua hal, yaitu adanya PNS yang berhenti, pensiun dan meninggal dunia, atau adanya perluasan organisasi. Oleh karena pengadaan PNS adalah untuk mengisi formasi yang lowong maka penerimaan PNS harus berdasarkan kebutuhan. Pengadaan PNS dilakukan mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS. Pengadaan PNS dilaksanakan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah pejabat yang mempunyai kewenangan mengangkat, memindahkan, dan memberhentikan PNS di lingkungannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Pengadaan CPNS dilakukan berdasarkan lima prinsip, yaitu netral, objektif, akuntabel, bebas KKN, dan terbuka, yang dilaksanakan sebagai berikut:

1) Setiap warga negara Indonesia yang memenuhi syarat dapat mengikuti seleksi, tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan, atau daerah.

2) Pengumuman penerimaan CPNS diumumkan secara luas dengan menggunakan media yang tersedia (internet, televisi, radio, surat kabar, dan/atau papan pengumuman).

3) Pengadaan CPNS dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab masing-masing Pejabat Pembina Kepegawaian.

4) Setiap pelamar tidak dipungut biaya apa pun.

5) Seleksi dilakukan secara objektif, terbuka/transparan dan pelaksanaan ujian bagi pelamar umum maupun pengisian/jawaban daftar pertanyaan mengenai pengetahuan tata pemerintahan/pemerintahan yang baik bagi tenaga honorer dilakukan secara serentak di seluruh Indonesia.

6) Hasil ujian bagi pelamar umum maupun hasil pengisian/jawaban daftar pertanyaan mengenai pengetahuan tata pemerintahan yang baik bagi tenaga honorer diolah dengan komputer.

7) Penetapan peserta yang lulus dan diterima bagi pelamar umum dan yang diprioritaskan untuk diangkat sebagai CPNS bagi tenaga honorer diumumkan secara terbuka oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang ditunjuk.

Perencanaan pengadaan PNS dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian, yang meliputi berikut ini:

1) Penjadwalan kegiatan.

2) Inventarisasi lowongan jabatan yang telah ditetapkan dalam formasi serta syarat jabatannya.

3) Pengumuman akan dilaksanakannya pengadaan PNS.

4) Penyiapan materi ujian.

5) Penyiapan sarana dan prasarana yang diperlukan.

6) Pelamaran.

7) Pelaksanaan penyaringan.

8) Pengangkatan menjadi CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.

Hal lain yang diatur dalam PP tersebut adalah bahwa kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong harus diumumkan seluas-luasnya melalui media massa yang tersedia dan/atau bentuk lainnya yang mungkin digunakan sehingga pengadaan PNS diketahui oleh umum. Di samping untuk memberikan kesempatan yang luas kepada warga negara Indonesia untuk mengajukan lamaran, juga memberikan lebih banyak kemungkinan bagi Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk memilih calon yang cakap dalam melaksanakan tugas yang akan dibebankan kepadanya. Pengumuman tersebut harus dilakukan paling lambat 15 hari sebelum tanggal penerimaan lamaran. 

Beberapa hal yang harus dicantumkan dalam pengumuman tersebut antara lain berikut ini:

1) Jumlah dan jenis jabatan yang lowong.

2) Kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan.

3) Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar.

4) Alamat dan tempat lamaran ditujukan.

5) Batas waktu pengajuan surat lamaran.

6) Waktu dan tempat seleksi.

7) Lain-lain yang dipandang perlu.

Selain itu juga disebutkan beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar untuk menjadi PNS, yaitu sebagai berikut:

1) Warga negara Indonesia.

2) Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun.

3) Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan.

4) Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai PNS atau diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai swasta.

5) Tidak berkedudukan sebagai calon/Pegawai Negeri Sipil.

6) Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian dan keterampilan yang diperlukan.

7) Berkelakuan baik.

8) Sehat jasmani dan rohani.

9) Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia atau negara lain yang ditentukan oleh pemerintah.

10) Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan.

Bagikan Artikel ini